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知识经济时代的档案管理

现在我们已经进入知识经济时代了,这个时代最主要特征就是“知识”,即以知识为主要的生产资料,以知识为主要的处理手段,以知识含量为主要体现的产品功能和性能。这个时代,处处体现知识的主要价值。而知识从产生到应用,本身是有规律的、有方法的。为了更有效地挖掘和发挥知识的价值,就必须进行知识管理。

企业档案,特别是大中型企业的档案也是知识的一大类,如何在知识经济时代发挥档案知识的作用,这是我们在本文中探讨的问题。

1、 知识经济时代的几个主要特征

(1) 知识已成为企业生产力和生产成果的最大要素;
(2) 知识的来源已经全球化、信息化、多样化
过去知识的来源并不丰富和直接,而随着因特网的普及,世界的知识已经融汇在网络中,随时随地可以取得和应用;
过去知识主要以书报、文稿为主,而现在有文字、图象、语音、图形多种形式表现,又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现。
(3) 知识处理与传播已经网络化
过去靠面对面培训, 靠电视、广播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭,知识已经紧紧地围绕在我们身边。
(4) 知识的产权化
虽然大量知识已共享,但作为企业竞争的核心知识正在产权化,以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润。
(5) 知识管理成为主要的手段,也成为企业的核心管理
知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上,因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等),而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。

2、传统档案管理及存在的问题

档案管理已经是老话题,可以说从人类有组织以来,档案管理就存在了,但旧时,没有我们现时的技术物质条件,也就没有现时的管理思想。所以看待以前传统档案及问题,我们只能是从现时代的角度。


2.1 传统档案管理的重点在收集、保存资料,记载“历史”

传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记载、文件、书报、物品存档为管理对象,管理手段主要就是用媒体(主要是纸质或实质)记录下来,并分门别类地存放在档案室中。

这个阶段由于技术手段的限制,管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时非常强调资料的完整性、安全性,所以过去只有少数的人员能借阅。

事实上,传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史,使得后人在需要的时候等着或引用历史资料时,档案才产生作用。


2.2 传统档案管理由于历史局限存在许多问题

问题一:传统档案收集整理需要大量的专业人才,也需要耗费大量的时间。

特别是对大型企业来讲,这个问题特别突出。因为大型企业,档案资料的来源是多方面的,有技术的、有人事的、有财务的、有政策的、有管理的,甚至有设施、设备、工具等的。若要收集上来,就得有专门人员去催办、去委托审查、还要进行编目编册。等档案放到架上,已经成了“历史”,对当时工作没有很大的帮助作用。

问题二:传统档案的保存占据较大的空间,还不能保证存量增长的需求

特别是大型企业或组织,档案资料经过几十年的积累,已经不勘重负,而现在更是“档案爆炸”,面对如此情况,传统档案管理已经无能为力。

问题三:传统档案的借阅必须到档案室现场,还要在书“山”文“海”中捞“针”,

虽然也有一些索引查阅的工具,但依然要耗费人们大量的时间去找寻一份资料。更可能的是这样的资料已被借出他用。

在远地工作的人员要查阅档案更是难上加难,无法满足大企业“身”处多地的需要。这也就是以往科研开发、企业规划、文案编辑人员效率低下的主要原因。

问题四:传统档案的安全性没有可靠的保障

因为多是纸质记录,时间长以后,被虫咬、被鼠啃是常有的事,如果只有“孤本”,那就可能难免“绝迹”。另外,还有火情、雨情、盗情等干扰,致使档案管理人员夜不能眠。


3、信息时代档案管理及存在的问题

进入信息时代,档案管理有了重大改观。主要的原因就是计算机和因特网的技术支持。并且随着技术的改善,管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变。

3.1 信息时代档案管理的重点在资料保存和查阅

由于电子化、信息化手段的应用,档案资料大都可以进行数字化处理,并按数字化文稿进行管理,且以现在的磁盘、光盘存贮量,这已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题,丢失“安全性”问题,还解决了“借阅难”的问题。

这个阶段,由于信息管理思想的影响,管理的重点就在“数字化”上了。考虑得最多的是将原档案、现档案电子化、数字化存贮、查阅。这确实保障了档案资料不断增长的需要,加速了收集、整理、成册的步伐,也保证了随时随地查阅的要求,但并没有脱离传统档案管理的程式,也没有解决以往的“收集”“整理”中存在的问题。

3.2 信息时代档案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在许多问题

信息时代档案管理首先是把档案全看成信息,按照信息的“收集、编号、存贮、查询”进行管理,这就带来以下问题:

问题一、收集整理依然是档案管理者的事,这需要大量的专业人才,也需耗费大量的时间。

与传统档案管理一样,档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕,已经成为“历史”。而还有更严重的问题,即信息管理人员、档案管理人员不具整理的能力,致使档案规范化的质量受到影响。

问题二:档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法,最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯,致使需要的人找不到,或很难找到与工作实际相关的信息。

因为实际工作的人员,他们并不是档案管理者,他们不知道档案的编目分类方法(其实也不必知道),他们查找起来就显得非常麻烦。如果第一次找不到、第二次找又很麻烦,以后就不去找了。事实上,这也是众多档案管理实施信息化以后的现状。最后,档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。

问题三、档案中有信息类、有数据类、也有知识类,它们的管理肯定是不同的,但在信息时代的档案管理中都成了信息,这是不对的。

就说知识类的档案,如新收集到的冶炼工艺方法,它是知识,是随实践变化的,需要在实践中优化、提高、创新,那它就要及时地送到其它地方去应用、实践、检验,并再修正、存入系统,循环往复,得到最后的最佳工艺。这个过程决不是采用信息管理方式能做到的。

问题四:信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命

那就是网络化把全球联成了地球村。档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为,档案管理者在信息竞争、知识竞争的激烈状态下,没有能力、也没有时间去响应员工对档案的及时(或实时)需求。只有依靠大家来处理,否则,众人不用再等待档案管理者的结果,已经跑到其它地方去找资料了。久而久之,档案管理信息系统还有什么实际存在的价值。一句话,档案管理的革命性变化是要使大家都成为档案的产生者、处理者、应用者。

4、知识经济时代档案管理就是知识资源管理

说到知识资源管理,就不得不说一说知识管理。概括来讲,企业知识管理一方面是管理企业知识,即知识的管理,它通过一定手段把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来,使企业员工快速掌握知识,具备更强的工作能力,并发挥这些能力,促使企业工作质量和效率水平得到提高,进而取得利润。所以说企业知识是企业利润的核心来源,知识管理实际也就是企业核心利润源的管理。另一方面是管理本身要知识化,也即知识地管理,它要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识,使管理者既有能力、又高效率地开展管理,所以这样的知识管理是管理者工作素质水平的有力保障,也就是企业核心素质的管理。

4.1知识资源管理正成为企业管理的核心之一

从上述知识管理看到其作为企业的核心管理的作用和意义。而企业知识大体上分为显性和隐性两大类知识。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识;隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中,未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理,也就是显性知识的管理。当然,显性知识也是从隐性知识转变而来的。

正如前述,知识资源管理既然是知识管理的一重要组成部分,它当然是企业管理的核心之一。并且可以说,知识资源对于企业、组织来讲,现实感到是最需要管理的,因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果,它们代表了企业现实的知识资产,所以说,知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。

4.2知识资源管理须遵从知识管理的规律

所谓知识管理的规律,就是推动知识运动的规律。企业的知识管理符合下面的模型。


可以看到知识资源管理也要经历了这个管理运动的过程;并且在企业中更有如下特点:

(1)“产生者”是企业各类工作岗位上的员工;
(2)“沉淀”在企业的环境中,供大家共享;
(3)“规范”(优化)是全体参与者共同的事,也必须经过大家形成共识,并经过专家加以确认;
(4)“应用”到工作中,支持需要它的员工进行实际工作,是知识资源管理的最主要目标;
(5)“创新”知识,是集体的创新,是让集体系统地、规模地改变工作的方式、方法,进而使企业工作步入新的境界

4.3档案知识管理必然上升到知识资源管理

档案知识是典型的显性知识,并且是经过一定规范化处理(格式化编目、编号)的显性知识,当然也是知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源,那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。


4.3.1档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的
因为档案知识是知识资源,且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程,它还将“应用”到工作中,并“创新”知识、“创新”工作,这才符合档案知识管理的规律,也才能“生存”下去,否则档案知识管理就会很快走到尽头。

4.3.2档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的
因为通过上升,档案知识不在被看成信息,不再按信息管理的规律去管理,由此就能避开信息时代档案管理的问题。具体一些:

(1) 通过大家参与,形成共识的知识资源“规范”(优化)处理,避免了过去收集整理只是档案管理者的事;
(2) 通过支持实际工作,知识资源结合实际分类“应用”,解决了过去“按档案方法分类,不切实际”的问题,也解决了“档案知识不能及时或实时应用”的问题
(3) 档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行,避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式。

综上所述,档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的,也是必要的,所以说是必然的。


4.3.3知识资源管理还将给企业带来新的价值

传统档案管理在企业最大的价值是记载“历史”,而信息时代的档案管理最大价值是使“历史”数字化了。这不是档案管理的本意,而本意都是要促进企业工作更有效益。但过去的档案管理要么是受传统技术条件的束缚,要么是受信息管理思想的束缚,致使管理的本意无法实现。

今天到了知识经济时代,思想重新得到了解放,那就是使档案管理走向知识资源管理,这不仅给企业带来了档案管理本意的实现,还将带给企业新的价值:

(1) 知识资源管理将提高决策质量和决策效率
我们知道,企业决策者的决策质量和决策效率,一方面取决于他是否充分拥有企业内外的知识和信息,另一方面取决于在他决策中是否具备决策的方法或能力。而这些企业内外的知识与信息、决策的方法大都在企业档案知识与信息中。如果我们按照知识资源的管理方法,及时地把相关的知识信息配置在决策的各个环节,让决策者很快、很及时地得到它们,那么决策的质量就可以保障,决策效率也有了保障。

(2) 知识资源管理将提高员工学习效率、工作效率,降低人力资源成本
衡量员工的学习效率,主要看他是否快速的进入工作角色,并确保工作质量。做到这一点,最主要的学习是对岗位经验(过去的工作记录,过去的工作成果,过去的工作资料)的学习,而这些岗位经验在哪里?肯定大多都在档案中。员工工作效率也同样主要靠的是岗位经验技能知识对他的支持。所以,搞好知识资源管理,把岗位经验技能知识准确地配置在工作岗位上,那么员工的学习效率、工作效率就会提高。这种提高,实际上意味着一个人能尽快进入角色,可以一个人顶几个人做工作,或一天的工作顶几天的工作,当然也就降低了人力资源成本。

(3) 知识资源管理更将稳固企业的素质水平,强化企业的竞争能力
企业的素质水平,竞争能力,不仅在于拥有知识,而且还在于让知识被企业工作者、管理者都掌握和应用。我们以往的档案知识管理已经使我们拥有了知识,但知识资源管理通过知识的“沉淀”“规范”使企业的素质水平有了稳固的基础,再通过“应用”,使企业具有能力,通过“创新”使企业具有核心竞争力。所谓核心竞争力实质就是比别人懂得更多、更有价值知识的能力。

作者:邓文彪博士 (dengwb@winknow.com)
( IBM CKP 全球授权讲师,深圳纬能管理系统发展有限公司 首席知识管理专家)