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企业知识管理与档案管理的比较

作者: 庄建国, 创建于: 2004-10-31 下午5:37
关键字: 知识管理 档案管理
作者: 南京大学信息管理系 何小菁

知识管理作为一种创新理念,起源于20世纪80年代迅速发展的“战略性人力资源管理”的思想。随着科学知识在经济、文化发展中的作用日益扩大,这种突出人的实践能力及创新能力的,“以人为本”的知识管理,无论是外延还是内涵都得到了新的发展。

当今世界,知识经济日益显现出勃勃生机和巨大的发展潜力。“知识经济”、“知识管理”等术语开始盛行于全球学术界的著作、论文和研讨会议的发言稿以及其它的科研项目当中。如美国Dominican大学图书馆情报学研究生院成立了“知识管理中心”,旨在指导情报专业的计算机管理人员,在知识经济形态下如何成功地管理越来越多的信息流;加拿大多伦多大学信息研究系在互联网上设置了“知识管理指南”的网站;另外,在《管理杂志》、《中国图书馆学报》、《图书情报工作》、《情报杂志》、《情报科学》等期刊上,关于“知识经济”、“知识管理”方面的文章也频繁出现。但是对以上内容进一步分析,不难看出涉及到“企业知识管理与档案管理”的文章并不是很多。因此,本文对企业的知识管理与档案管理进行一番比较,期望能初步理顺企业内部的知识管理与档案管理之间的关系,促使企业能有效地存储知识、管理知识、利用知识并创造知识;使企业成为一个能依据市场风云莫测的变化而适度调整企业经营战略和战术的学习型组织,最终使企业能成为未来市场中的赢家。

一、 知识与档案

1、概念上的区别

《辞海》(上海辞书出版社,1989年3月)中,知识的概念有两种,一种是指:人们在社会实践中积累起来的经验。从本质上说,知识属于认识的范畴。另一种是指:相知、相识。指熟识的人。如韩愈《赠别元十八协律》诗:“知识久去眼,吾行其既远。”从概念中可以知道,我们要进行讨论的“知识”是指第一种概念的知识,即是指认识范畴的知识,它是一种精神产品。档案的概念相对明确:《中华人民共和国档案法》第二条规定:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”从概念上可以明显看出知识与档案的差别:知识属于意识形态的范畴,而档案是属于物质形态与意识形态的综合范畴,即档案是信息内容及其载体共同所构成的统一体。档案离不开信息内容,其所含的信息内容也不能脱离档案的载体而孤立存在。因此,要完整地理解档案应从两个方面加以认识,即档案既属于物质形态的范畴,也属于意识形态的范畴。它既是一种精神产品,同时也是一种经过逻辑加工的记录信息的实体。所以,两者的概念是有区别的,档案是作为知识的载体之一,负有储备重要知识的使命。

2、知识与档案的联系

知识和档案都是在社会实践活动中产生的,都具有继承性,都是为满足人类社会实践活动服务的。知识是人们通过大脑把接收到的信息经过加工、处理、分析、综合和推理而形成的系统化的信息,所以知识是人类大脑对大量信息筛选、加工的产品。而档案是贮存和传播知识的一种重要形式,具有原始性、权威性或可靠性、系统性、完整性、连续性和综合性强等特点。除了人脑之外,知识与档案的信息载体是相同的。这也就说明了档案的载体的种类要比知识的载体的种类要少一种即:人脑。而在进行知识或档案的管理过程中,对于人脑知识的管理也是两者的一个很大的区别。

为了进一步说明知识与档案的联系,必须了解一组概念——显性知识与隐性知识。显性知识是指可以用文字或符号表现,可以编辑的知识,可以明确归类,并能够用社会逻辑工具加以表达和传播的知识。隐性知识是指存储在人脑中的,无法用社会逻辑工具和语义明确表达、分类的知识,它包含人们的经验所产生的直觉、技能等。这部分知识存在于人的大脑中,只有通过与隐性知识拥有者的接触与交流之后,才能实现知识的共享。从两者的概念可以看出,就信息内容而言,档案是一种编码化的显性知识,而存储于人的大脑中的知识是一种非编码化的隐性知识。

如何管理好企业中的各类成员头脑中储存丰富的隐性知识和存在于其它载体上的显性知识,以及如何合理开发利用隐性知识源和显性知识源,并使之为企业的经营活动服务,创造效益,成为企业管理活动的一项重要职能。

二、 知识管理与档案管理

1、知识管理与档案管理都是对人类认识的加工过程。知识管理与档案管理都是对人类认识过程中所产生的各类信息的收集、加工、贮存、传递与利用的过程。人类的认识包括感性认识与理性认识。在感性认识的基础上,经过思考的作用,将丰富的感觉材料,去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作,就会产生一个飞跃,变成理性认识。理性认识与感性认识虽然性质上不同,但两者能互相联贯,在实践的基础上能相互统一起来,所以理性认识必须依赖于感性认识,否则就成为无源之水、无本之木。而感性认识必须发展到理性认识,才能更深刻、更正确、更全面地反映客观事物。认识的真正任务在于经过感性认识而上升到理性认识。

档案管理发展至今,已经由感性知识上升到理性认识,并用来指导具体的档案管理工作。在知识管理中,要把感性认识部分及时转化为理性认识,并通过档案的形式加以保管,以备将来所用。因此,可以得出以下结论——知识管理与档案管理过程都是对人类认识的加工过程。

2、知识管理与档案管理都属于信息管理的范畴。知识管理与档案管理都是信息资源管理过程。所谓信息资源管理是指信息资源管理者为达到预定的目标,运用现代化的管理手段和管理方法来研究信息资源在社会活动中被开发利用的规律,并根据这些规律来科学地对信息资源开展组织、规划、协调和控制的活动。

从信息资源管理的定义可以看出,知识管理与档案管理都是对信息资源的深层次加工的过程。它们也是信息管理不断丰富、发展和完善的结果。它们都是以系统论为指导思想,强调管理的多方面、多角度和综合性,是对传统的信息管理思想、管理目标和管理方式的重大突破。无论是知识管理者,还是档案管理者,都要理解信息资源管理的全部内容。管理者们不仅要从外在的物质形式特征上加以掌握与了解,还要从信息资源内在的内容特征上考虑。由此可见知识管理与档案管理的管理对象的分类是不同的。又因为,虽然显性信息源和隐性信息源具有不同的存在形式,但它们都是属于信息资源管理的范围,所以知识管理与档案管理都是属于信息管理。因此,可以得出以下结论——知识管理和档案管理同属于信息管理,档案管理属于知识管理,它们之间是一种真包含关系(如下图)。

3、知识管理包含档案管理并最终为企业获得竞争情报服务。从管理范围来看,知识管理的范围要远远大于档案管理的范围,从一定程度上我们可以把档案管理当作是知识管理的一个分支。如工业企业档案中,档案管理范围的主体是科学技术档案(包括企业生产<施工>活动中形成的科技文件,含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁盘、光盘、电子纸及多媒体等),以及计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的文件。外商投资企业档案管理的企业档案是指外商投资企业筹建以来的各项活动中形成的对本企业以及对国家、社会具有利用、保存价值的各种文件(包括不同载体形式, 含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁盘、光盘、电子纸及多媒体等)。如外商投资企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件(包括外商投资企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同)、管理机构形成文件、劳资、人事、法律事务、生产技术等管理方面的文件、产品、仪器、设备、基建、科研、技术引进、技术转让、教育培训、情报信息、党组、工会等文件以及其它具有利用和保存价值的文件。而知识管理的范围主要有:(1)精神状态的知识,即是指脑力方面的知识,也就是当代企业都日益重视的人力资源管理,它是以人的主观意志为管理对象的;(2)物质状态的知识,这种状态的知识又可进一步分为实用状态和实验状态的知识,如从产品、设备、样品及科学实验结果等方面直接得到的知识;(3)信息状态知识,如企业档案、文献资料、数据库、网上资源、企业文化标识(CIS)、专利、商标、版权、商业秘密等方面的材料。

就知识管理与档案管理的本质而言,它们都是为企业的发展服务。企业要发展,便要在市场竞争中获得市场竞争力。知识管理的一项基本工作就是要使存在于人脑中的非编码化的隐性知识转化为编码化的显性知识,并伴随档案管理使企业的各种知识成为企业稳定的竞争优势情报,为企业根据市场运行情况来组织管理、研发新产品、开展生产经营与组织市场营销,最终实现最佳的社会效益和经济效益服务。

4、知识管理与档案管理的管理制度不同。不难看出,正是由于知识管理的范围要比档案管理的范围大,知识管理就不可能形成比较统一的管理办法。从目前的管理制度来看,档案管理方面已形成了完整的法律、法规体系,为加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护开发利用档案信息资源,制止和打击利用档案信息资源进行违法行为,最终为社会主义现代化建设做出应有的贡献具有十分重大的意义。全局性的法律法规有:《中华人民共和国档案法》、局部性的有《国营企业档案管理暂行规定》、《外商投资企业档案管理暂行规定》;另外针对具体的档案类别也发布了相应的“办法”,如《会计档案管理办法》等等。与严密的档案法规相比,知识管理的管理制度还停留在探索的阶段。在规章制度方面,知识管理还存在着随意性大的弊病。

无论是从体系,还是从内容上来进行比较,知识管理与档案管理都是不能同日而语的。因此,知识管理要借鉴档案管理的法律、法规和国外先进的管理技术和经验,制定适当的知识管理的规章制度并加以贯彻和执行,使知识管理规范化、标准化,做到知识管理有章可循,使知识管理得到应有的保障。

三、企业如何提高知识管理与档案管理的效率

1、知识管理与档案管理两者要相互补充,互为保障。在新的知识经济形式下,企业中档案管理人员普遍存在着对知识管理的认识不够充分的问题。由于对《中华人民共和国档案法》第七条:“……组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导”的偏面理解,导致档案管理人员重保管,轻利用,认为只要档案材料不丢就行了。这就使得档案管理人员形成不了知识管理的意识,不会主动地开发档案信息资源,也不会达到有效地管理档案信息资源的目的。档案信息资源管理包含两方面的含义,即档案实体管理和档案信息管理。根据档案信息资源管理的内容,企业档案管理人员要充分认识到这一点,在保管好档案实体的同时,要努力开发档案信息资源,为企业的各项活动服务。而从组织管理方面来考虑,由于企业决策人员没有见到档案管理的显著成果,但是知识管理在企业界中日益受到重视且其能产生立竿见影的效益。因此,在企业中出现了重知识管理,轻档案管理的不正常的现象。于是,重硬件的投入,而轻资源的开发和利用,一味地迷信高科技的信息技术,却不把高科技的信息技术与已有的各类信息结合起来。

为了避免这种尴尬的局面产生,档案管理部门要积极参与到知识管理中去。档案管理部门一方面可以从已保存的档案材料中发掘出有用的信息,另一方面,档案管理人员要扮演知识管理人员的角色,走出档案馆(室),从市场、商品发布会、展销会或是互联网以及其它文献,像产品目录、会议文集中了解相关信息;而知识管理的策略也要由生产导向型转向顾客导向型,防止由于盲目开发所带来的高成本、低利用率以及信息污染等现象,无论是开发还是利用,知识管理的每个环节都要受到管理思想、管理行为的影响和制约。例如,摩托罗拉公司就从“组织内外” 获取知识,所谓“组织内外”是指知识的来源不只局限于组织内部的员工,还涵盖组织外的顾客、供应商和竞争者等合作伙伴。摩托罗拉公司设立的企业大学聘请许多专业领域的博士、专家进行课程设计,让顾客及供应商参与并实施标竿学习(Benchmarking),建立专业知识分享渠道,赋予企业知识更丰富的意义,使企业档案与员工知识成为企业的活力之源。另外,知识管理与档案管理要对收集来的各类信息进行分类加工、编纂成册,使分散的信息系统化,为提高企业生产效率提供动力,为企业领导的决策提供切实可靠的竞争情报。除此,还要提倡知识管理人才档案化,档案管理人才知识化。档案管理人才要培养自身的科技的能力和尊重知识的素质,使档案管理人才的知识结构趋于完整,成为知识型管理人才。而作为知识管理人才,要增强档案意识,积极开发各类信息资源,借鉴档案管理的法律、法规,制定适当的知识管理制度,使知识管理更加规范、标准。只有知识管理与档案管理人员能休戚与共,相互补充,互为保障,才能真正为企业的繁荣服务。

2、知识管理与档案管理要及时转化,实现信息资源共享。知识管理强化企业隐性知识和显性知识的保护与管理,档案管理是知识管理的深化,其强化的是企业显性知识的管理。在知识经济时代,档案的收集、整理、鉴定、开发和利用工作将发生革命性的变化,档案信息的收集、存贮、处理和传递将以“数字化、网络化”为主。档案管理的模式、应用技术、储存手段等将会借鉴知识管理的优点,使档案管理能及时高效地传递知识管理所需要的信息。一个企业的知识管理与档案管理的水平高低关键看其管理结果——信息的利用效率。

所以,知识管理与档案管理人员要对获得的企业内外的信息定期进行交流。通过交流,档案管理人员可以及时了解信息需求,推动档案管理开发档案资源,真正实现“开发信息资源,服务四化建设”;知识管理人员可以针对档案管理人员的需求,积极地向他们提供技术支持,使档案资源的开发更加高效快捷安全。如可以通过建网设区,即建立局域网,设立讨论区,使知识管理与档案管理的成果及时转化得到应用。另外,企业必须知道,知识管理与档案管理不是简单的进行电子化、网络化。在新的知识经济形势下,只有使知识管理与档案管理的对象快速转化企业的竞争优势,这样企业才能去芜存菁,才能让企业储备能量,保持竞争优势,以迎接新的机遇和挑战。

但是,企业如果不能使已经取得的信息加以共享,企业的知识管理与档案管理仍然不能取得成功,其成果也会如同垃圾桶中的垃圾一样越多越糟。如何使企业的信息共享?也必将成为企业要思考的重要问题。“科技因知识而生,知识因科技而贵”,信息的共享一方面要求具有相应的物质基础,即共享通道,并在此基础上,收集、加工、制定知识和档案目录。向信息资源共享用户提供目录服务,使目录在发挥信息资源中心作用的同时,又起到组织和管理中心的作用,有条件地打破地区和专业的界限,实行横向联合和纵向沟通,实现信息资源共享。例如,摩托罗拉公司规定外出培训或研习人员必须通过部门会议或研讨会的方式,报告并分享所学得的技术与知识。另外,为方便学习与讨论,提升企业成员获取知识的效率,还在公司的局域网上开设公共区网络界面,让所有成员随时撷取与搜寻企业共享知识。值得注意的是,在实现信息资源共享的同时,要确保档案资源的机密性,以防不必要的损失。

另一方面,人的主观因素也是制约信息共享的一个关键。从现有的企业情况来看,企业基本上已具备了物质基础,如配备了电脑、建立了局域网等,只要想接入互联网,一根电话线就可以了,因此,共享通道的客观条件已经具备。而对于主观因素,还存在以下几个方面的问题:一是,大部分档案管理人员的知识结构老化,不懂现代化信息处理技术;二是缺乏开发档案资源的意愿,循规蹈矩,因循守旧;三是与知识管理人员缺少沟通,缺乏信任,并发生人脑与电脑争事做的情况。如何培养、激励和善用知识工作者的创造力是企业最大的课题。摩托罗拉公司一些做法值得其它企业借鉴,如该公司提倡员工不断提高自身业务水平,实现知识共享,鼓励各阶层员工开展IR(I Recommend)提案活动,并激励工程人员创新和申请工程专利,凡是申请通过者均由总部公开表扬并辅以巨额的奖金鼓励。

综上所述,在信息、物质和能量已成为当代社会发展的三大支柱的今天,企业导入知识管理的真正目的是为了增加其在新的经济形式下的竞争活力。企业要达此目的,必须清楚:一、知识管理与档案管理的区别,既不把知识管理缩小化,也不把档案管理扩大化;二、知识管理与档案管理不能相互替代、相互分隔、相互对立和相互孤立;三、要使知识管理人员与档案管理人员各司其职、相互学习,制定相应的奖励机制,并且能使他们积极主动地参与企业的科学决策活动;四、知识管理与档案管理不仅是必要的和可行的,而且两者要进一步交叉渗透、借鉴融合,一方面使知识管理更加规范化、标准化,另一方面使档案管理更具技术性和前瞻性。企业只有立足于档案管理和知识管理,与先进的科学技术和科学的管理方法相结合,并有效地存贮知识,最终将其转化为档案。同时,建立信息资源数据库,使其成为企业坚实的信息资源,实现信息资源共享,并提供切实可靠的查考依据。唯有如此,才能使企业获取有效信息、掌握竞争情报、持续稳定发展,企业才能在面临机遇和挑战的时代,取得双赢。