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知识管理在企业管理需求中的演变

知识管理在企业管理需求中的演变

  随着知识经济这种经济模式的转变,企业的管理方式和指导思想都随之做相应的改变,带来了企业对知识管理的深入思考和管理制度的变革。Internet的广泛应用,使基于信息技术的知识管理系统,变为企业快速准确的归纳、提炼、共享与利用知识的手段和工具,并且同企业的业务流程紧密结合,构筑企业协同办公环境。作为企业协同管理重要组成部分的知识管理,企业应该如何展开建设呢?

  全面认识知识管理是企业进行知识管理系统件建设的第一步。所谓知识是指能够协助个人、团体或企业创造价值的有用的信息。知识管理则是通过计算机系统把企业内部各种存放在员工头脑中的有用信息按照一定逻辑关系呈现出来(让知识从隐形到显性);能协助企业、组织或个人,透过信息科技,将知识经由创造、分类、储存、分享、更新,并为企业或个人产生实质价值的流程与策略,主要的管理内容为文件管理、核心专长管理及知识社群管理。

  知识管理过程的整个生命周期包括了知识的积累、知识的共享、知识的利用和知识的创新四个过程。然而,究其根本知识管理应该管理的是人,没有对人的有效管理就形成不了知识管理,这是知识管理最明显的特征。

  知识管理的整体规划和建设需要企业有共享和创新的企业文化来支撑,形成企业自己完整的知识体系,将知识融合到每一个人的工作过程中,日积月累,通过量不断的积累,才能实现质的飞跃,知识管理才能见成效。

  企业对知识管理有哪些需求?

  企业知识管理的一般需求:完成对文档的管理

  企业对知识管理的需求是分为不同层次的,一般的管理需求只是需要完成对文档的管理,将各种文档按照一定的类别存放好,顺利地完成审批继而供大家阅读即可。比如企业统一规定了文档存档存放的目录,构建企业完整的知识库,员工只要将文档根据内容放在相应的目录下供其他人参考阅读就完成了企业的知识管理。

  但是我们如何知道哪些知识是哪些人应该了解的、哪些知识是哪些人想要了解的、哪些知识能够为哪些人提供参考继而帮助他创造新的知识出来?这就引发了企业对知识管理的深度需求:如何将“隐性知识”有效转换为“显性知识”,从而完成知识管理的整个生命周期,相信这将是企业更迫切关心和需要解决的问题。

  企业知识管理的深度需求:“隐形知识”有效转换为“显性知识”

  通过协同知识管理将“隐形知识”有效转换为“显性知识”的途径是多样化的,可以通过专家知识网络、知识推送、知识订阅、知识地图、竞争情报、知识挖掘、知识评分等诸多方式。不同的方式所达到的效果和所起到的作用都是不同的,专家知识网络是指企业中每一个人由于爱好、专长、特点的不同而成为特定领域的专家,涵盖了工作、学习和生活等方面,当你需要某一方面的帮助时,可以根据专家网络找到相关领域的专家,直接向他寻求帮助,摆脱了几经周折也没有解决问题的窘境;将相关知识进行归类、整理形成产品知识地图、专家知识地图、岗位知识地图、行业知识地图,能够方便知识的阅读和获取;通过文档评分、知识订阅、知识报表等知识激励机制在完善企业知识库的同时更有助于员工在系统中的知识成长,促进知识的利用和创新。

  企业知识管理的深度需求:让知识在工作流程中流动

  有效的将“隐形知识”有效转换为“显性知识”的同时,需要带动知识在工作流程中的流动,知识是在工作过程中产生,同时工作过程也需要知识来支持。通过流程实现的知识推送、合同审批、项目审批、费用报销、工作总结计划递交,可以将信息留存为企业运营和管理过程中可随时调用的知识,使知识迅速而通畅的贯穿到企业工作的各个方面。

  知识在企业管理过程中的又一深度应用在于它能够有力的支持企业决策

  企业凭借协同管理系统提供的强大的报表功能,实时对组织内人员、知识、流程、各部门的业务信息等企业知识体系中的内容进行全方面的统计和分析,为企业运营管理提供有效的决策支持。

  不同企业对知识管理有着不同的需求,那么知识管理在企业发展中是如何演进的呢?

  知识管理由来已久,最初的经验交流会、工作总结、档案管理是知识管理的雏形,但那时还不被人们认为是属于知识管理的范畴;随着信息技术的发展,计算机技术得到起步级的应用,知识管理随之发展成为由计算机辅助管理的文档管理;internet的广泛发展使EIP、OA、workflow 等协助平台不断介入到企业信息化管理中来,这时的知识管理伴随着信息管理辅助手段的发展而在企业管理中发挥着作用,进入到真正意义上的知识管理阶段;然而知识的共享和利用不仅仅局限于单线程的流转,更重要的价值在于它可以通过协同办公系统和决策分析系统的介入而为企业提供决策支持,实现知识的挖掘和再造。

  企业知识化进程中面临的四大难题

  信息膨胀,企业的运作过程中会产生大量的知识信息,员工的工作过程中会产生大量的文档,与外界不停的沟通、交流以及业务往来的过程中会产生大量的文件,使得所需要归纳、整理和发放的企业信息呈几何级数的迅速膨胀和不断变化,让企业管理者无所适从,让员工们摸不着头脑。

  信息孤岛,企业在信息化建设的不同阶段,选择了众多不同功能的管理系统,如ERP、CRM、HRM、OA等,不同性质的数据被封存在各自需要使用的系统中,各个系统之间没有任何联系,无法相互提取和利用,大量孤立的数据、众多独立的系统为企业整体的信息管理带来阻碍。

  信息非结构化,大多数企业中,数据库难以存取到的非结构化数据占了企业整体信息量的九成,可以提供使用的结构化数据只有一成。而对于企业决策人来讲,往往非常重要的信息资源可能会隐藏在不起眼的角落里,难以直接使用。

  信息非个性化,企业在进行知识管理系统建设时往往是千篇一律,没有针对知识提供者和知识使用者的特性。企业员工、管理者、客户、供应商、代理商以及合作伙伴都是知识的提供者和使用者,他们由于岗位、角色、从事业务的不同对知识的贡献和关注也不同,所以企业要建立的是高效的知识共享和利用平台。

  上述四大难题导致了企业信息流通的不顺畅,使知识无法实现积累、共享和创新,所以企业管理者需要对知识管理系统做好整体规划,在所要实现目标的指导下分布实施,建立有效识别、获取、保留、传递和创新知识的信息化系统。

  全面的了解企业知识管理的需求和面临的难题,建立企业知识管理建设的整体目标,从多角度借助知识管理系统逐步稳定组织成长,提升创新能力。相信泛微协同知识管理解决方案能为企业建设成功的知识管理系统,为企业带来协同工作的运营环境,真正促进企业的协同发展和高效管理。

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