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档案案卷目录编制是每一个档案人必须掌握的技能之一,作为档案管理从业人员,如何科学有效的编制档案案卷目录呢?下面小编就通过会博通资深数字档案管理顾问分享,整理一份档案案卷管理方法供大家参考!

 

归档文件目录

 

一、归档文件目录格式


归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。

 

二、归档文件目录的填写方法

 

归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设 置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a)序号:填写归档文件顺序号。

b)档号:档号按照归档文件整理规则编制。

c)文号:文件的发文字号。没有文号的,不用标识。

d)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

e)题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的, 应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]”。

f)日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如 19990909

g)密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

h)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i)备注:注释文件需说明的情况。

 

一、文书档案目录格式


 

二、文书档案案卷的填写方法

1)室编案卷号:填写案卷封面的归档号。

2)馆编案卷号:填写案卷封面的案卷号,即案卷目录中案卷的流水顺序号。

3)题名:填写案卷标题。如果原案卷标题不能揭示案卷内容或标题过于冗长时,一般应重新拟写,将原标题修改后再填写。

4)年度:填写案卷内文件的主要时间。

5)页数:填写卷内文件的实有页数。

6)期限:填写档案整理时所规划的档案的实际保管期限。

7)备注:填写卷内文件的变化情况,如移出、销毁等。

 

科技文书档案案卷内目录

1 . 案卷目录式样见图A5

2 . 序号,应填写登录案卷的流水顺序号。

3 . 档号,由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。

4 . 案卷题名,应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。

5 . 保管期限,应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。

6 . 总页数,应填写案卷内全部文件的页数之和。

7 . 备注,可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。