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档案内容检索平台的意义

我国档案数量庞大,内容丰富,时间跨度大,分布面广。据国家档案局2011年的统计,到“十一五”末全国共有各级各类档案馆4077个,馆藏档案39264万卷(),内容涉及政治、经济、文化等社会生活的方方面面。要想从这些浩如烟海的档案中获得特定的档案,除了掌握档案的分布情况外,还必须借助科学、高效的检索手段或方法。

 

丰富的档案资源和档案利用者特定需求之间的矛盾,决定了档案检索工作的产生和发展。对于专门从事档案检索及其系统的研究、开发和设计的专业人士来说,“档案检索”的完整含义是“档案信息存贮与检索”。也就是说,将“档案检索”当作“档案信息存贮与检索”的简称。会博通综合档案管理系统:档案检索平台,包括档案信息的存贮和信息检索两个过程:

 

档案信息存贮

 

所谓档案信息存贮,是指档案馆()通过著录与标引等手段,将档案压缩成一条条的条目档案信息,再按便于检索的顺序系统地排列起来,或进行客观描述,形成一种有别于档案实体的特殊文献——档案检索工具,进而建立档案检索系统的过程。档案信息存贮,是档案馆()的一项长期而艰巨的任务,不能一蹴而就。从宏观上看,它是分阶段循序渐进,并不断循环往复完成的:

 

首先,档案整理过程中,档案人员必须依次编制出卷内文件目录和案卷目录两种典藏性检索工具,在此基础上再进一步将二者合二为一,形成案卷文件目录,或不编以上三种目录,而只编归档文件目录,以固定和反映全宗内档案的分类排放体系,并提供相应的检索途径。这一阶段的工作,通常称为基本编目。

 

其次,在基本编目的基础上,再编制其他各种目录和索引,如全宗目录、分类目录、主题目录、专题目录、全宗文件目录、责任者目录、地名索引、人名索引、文号索引等,以进一步完善典藏性检索工具,形成查找性检索工具。

 

最后,作为编研工作的重要内容之一,编写介绍性检索工具,如全宗指南、档案馆指南、专题指南等。

 

档案信息检索

 

档案信息检索,是指普通档案利用者借助档案馆()业已建立的档案检索系统,将所需的包含在档案中的原始有用信息查找出来的过程,即狭义上的档案检索。档案信息检索的基本步骤大致是:

 

第一,明确检索要求,确定所要查找的档案在时间、类型、内容等方面的限定范围。

 

第二,根据所选档案机构档案检索工具和档案检索系统的设置情况,选择有效的检索途径,确定需查找的档案检索工具或档案数据库。

 

第三,对检索课题进行主题分析,并依据档案分类表或词表将检索课题的主题概念转换成档案检索标识。

 

第四,从档案检索工具或档案检索系统中进行查检,将档案检索标识与表达档案主题概念的档案文献标识进行匹配(相符性比较),检出相关档案。或直接利用关键词进行检索获得相关档案,或通过其他检索途径如题名、责任者、文号、档号等查找符合检索要求的档案。

 

第五,对检索结果进行分析,若与检索要求不符,则根据需要扩大、缩小或改变检索范围,直到获得满意的检索结果为止。

 

档案检索包括档案信息存贮和档案信息检索两个方面。档案信息存贮是档案信息检索的基础,其目的是使档案信息达到高度的组织化;档案信息检索是档案信息存贮的逆过程,其目的在于满足档案利用者的档案信息需求。其中,在档案信息存贮过程中主要有著录与标引的因素,在档案信息检索过程中主要有制定检索策略和检索手段的因素,而档案检索语言、档案检索工具体系或机读数据库则是两个方面共同涉及的因素。档案检索,在档案管理中起到这么重要的作用,会博通创始人亲自出马,督战研发会博通档案管理检索平台,在研发过程中尽管困难重重,但是创始人还是强调要不计成本研发最优的档案检索平台,一定要让其功能做到极强,极简!

 

绍林科技1988年开发出第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。历经30年,绍林科技旗下的会博通综合知识管理系统产品品牌,一直打造组织知识生态链为贡献。会博通在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理,合同管理等领域走在世界领先水平。目前已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。