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在信息化浪潮风起云涌的今天,电子文件能提高其利用率,更好地提供服务。因此,要高度重视电子文档的收集与管理,保证电子文档的完整性,可存取利用和可理解性。

 

   文档审核在当今社会,电子文件的出现给生活带来了很多的方便,同时它的档案管理问题也是必不可少的要关心的一件事。


 




一、常见文档管理问题有哪些?

 

 文档众多、类型各异,散落存储在员工各个电脑上,需要查找调阅时东奔西跑,非常不便。

 员工离职或调岗后,项目的整体方案资料可能会丢失、外泄,严重威胁到文档安全。

 员工可以不经过公司相关领导审批,将内部重要文件外发给客户。

 数量庞大的文档资料急切需要实现组织、归档、分类、检索与查阅。

 采用传统的纸质管理,不仅容易丢失,而且大量复印、打印,纸张成本很高,浪费严重。

 纸质文件不易保存,重要文件损坏后不可修复。

 对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等。

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文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果,一般管理只停留在个人或部门层面,这些重要的文档会因为员工离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

 

企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存,变成了一个额外的工作,且不说员工会抵触,也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合,往往难以达到理想的效果。




所以,在IT行业高速发展的今天,在信息洪流滚滚而来的当下,我们需要一个强大的档案管理系统,来为源源不断的档案和纷繁复杂的手续提供一条更便捷的路。

 

二、档一体化系统管理的重要性

 

会博通具有非常全面的文件管理功能,不但可用于收文、发文、签报等普通行政公务文书的管理,也可满足各种专业文件管理的需要。

 

1、文件流转方式

 

一种是,传统的纸质文件的人工流转方式,需要利用会博通保存电子文档,打印相关人工流转的纸质表格,流转完成后,再将相关表格和最后定稿的文件扫描录入系统。

 

另一种则是,现代化的无纸化网络流转方式,由文件起草人提交文稿,再经过校对、会签、签发、核稿、编号、套红等程序最终形成正式文件,还可将封发、归档等程序加入流程中,让文件的盖印或加盖电子印章、邮寄、归档等工作一气呵成。

 

对于专业文件,没有通用的定义,可以理解为行政文书以外的,具有专业性的一类文件,如法律法规、技术标准与规范、规章制度、合同文件、招标文件、投标文件、设计文件、工程图纸、工程项目文件、管理咨询项目文件、法律咨询与诉讼项目文件、投资项目文件、报表等等。



2、文件归档管理:

 

1)在文件管理阶段,会博通提供了多种自动化的方式,将处理完毕的文件自动收集到档案收集箱中,档案管理人员可根据管理需要,及时将档案收集箱中的待归档文件转入相应的档案类目中,以形成档案。 

2)对于没有自动转入档案收集箱的文件,亦可采用多种方式进行归档操作。


3)文件的归档操作,可由文件持有者将文件移交给档案管理人员后,再由档案管理人员予以归档,亦可由档案管理员授权文件持有的部门或人员直接进行归档操作,归档完成后,经档案管理员验收,再入库保管。

 

会博通以专业经验及先进的信息技术应用为支撑,为其构建了办公、文档一体化管理平台,实现办公管理、文档管理、档案管理的一体化集成,支撑公司对各类文档、档案资源进行全生命周期管控。大大提升了文档、文件的管理质量和效率,协同办公效率也上了一个台阶。