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随着企事单位业务的不断扩展,对于各大中小型企业,优化现有业务管控模式、强化集团管控,专利、资质、荣誉等证照也在不断增多。如何妥善存管各类证照,成为亟需解决的问题:如何有序保存证照? 如何避免证照过期失效如何方便员工查询和应用,同时避免恶意扩散?……

 

所谓“证照”,就是指证件和执照的统称,如专利、商标、著作权等权力证书,属于知识产权的法定凭证,但证照管理所涵盖的范围更为广泛,比如,营业执照、经营许可证等经营类执照,质量体系认定证书、高新技术企业认定证书、仪器仪表的检定证书等资质性证件以及土地证、房产证、车船行驶证等财产性证件,个人的身份证、学历学位证、驾驶证、技术职称证书等,这些证件我们都将其统称为“证照”,它们是企业身份的重要法律依据。




就目前的企业证照管理现状而言,普遍还存在着管理人才缺失、保存不易、容易丢失、查阅不便等多种问题,主要可以归类为以下几个方面:

 

第一、证照类型多样,管理部门不统一,需要使用时难以寻找;

第二、许多证照扫描件在商务人员手上都有备份,使用安全难以得到保障;

第三、证照在使用过程中没有任何记录,如果出现遗失或损坏的情况难以追究责任;

第四、企业发展过程中的证照文件众多,关于证照的年审、延期、换证等情况人工难以管理;

第五、证照的申办、变更、年检等均无记录,无法查看证照历史,追本溯源。

 

针对以上五类常见的证照管理状况,如何高效、有序的管理证照成为许多企业所面临的问题。为了能够安全保存管理、提高证照的使用效率、实现部门之间的协同办公,会博通为企业搭建了一个一体化的证照管理平台,可以实现智能化、有序化、标准化、数字化的管理企业证照文件。





会博通综合证照管理平台,让企业实现各类证照自定义管理分类、自定义证照属性、证照期限管理、便捷查询、标准化记录证照线上线下借还情况、全程跟踪、安全使用等平台价值,实现企业证照智能化管理模式。

平台以证照文件管理系统服务为核心,结合流程管理、物联网及防扩散等应用体系,为高效、有序的证照文件管理提供信息化支持。

 

会博通携新天科技股份打造标杆为案例

 

客户案例:连续三年上榜《福布斯中国最具潜力上市公司100强》、电气行业的领导者——新天科技股份有限公司,与会博通携手构建证照文件一体化管理平台,升级信息化水平,为业务高速发展提供有力支撑。

 

新天科技股份有限公司创建于2000年,是中国智慧能源、智能表及系统行业的先行者。创立以来,新天科技以“掌握核心技术,不断创新”为核心竞争力,在智慧能源、智能表领域创下多个第一:2001年,研发出了第一只非接触式IC卡智能表;2004年,研发出第一台零功耗智能表2010年,研制出中国领先的基于GIS的智慧能源系统……

新天科技选择与会博通携手,打造企业证照文件一体化管理平台。平台以证照文件管理系统服务为核心,结合流程管理、物联网及防扩散等应用体系,为高效、有序的证照文件管理提供信息化支持。




1、自定义+企业需求,实现证照管理系统有序化


(1)自定义管理分类

根据新天科技的管理需求,系统按证照类型划分为通用类、专用类、员工资质证照三大类,灵活定义,确保与企业管理习惯一致。

(2)自定义证照属性

存管证照时,新天科技可自由定义证照需附带什么信息,如该证照的获得日期、有什么用途、管理者是谁等,清晰记录,让证照信息归档更规范。




(3)物联网化管理

系统可为证照生成条形码、二维码等唯一编码,员工扫一扫编码,即可快速查找到对应证照的属性信息与存放地点,方便管理与应用。


2、多模块集成,证照管理系统规范化应用


(1)依权限搜索

当员工需要查找证照时,进入搜索平台或页面搜索框,即可依权限搜索;系统支持关键词检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,方便员工快速查找专利、资质、荣誉等证照。

此外,系统可依权限对搜索信息进行处理,如仅展示条目或展示条目和内容,确保对应权责的员工才能查阅关键信息,保障证照的规范化应用。

(2)标准化借还

系统支持线上、线下以及线上线下结合的证照借还管理。员工发起借用流程,即可申请线上或线下取用,免去四处奔波的烦恼。

借用人姓名、部门、用途、归还时间等信息将全程电子化记录,信息可追溯;如到期未还,员工会收到流程或短信提醒,大大提高证照借还效率。

(3)防扩散水印

当员工在系统上查阅或打印证照时,屏幕会自动生成水印;水印样式可按需求灵活设置,并记录下使用人信息和时间,让信息泄露有迹可查,更好保障证照的信息安全。




会博通能够轻松实现证照管理的全面自动化、有序化管理以及证照的规范化应用,降低企业对证照管理人才的需求,实时跟踪证照动态,简化证照借阅管理流程,让企业在改革发展的过程中无后顾之忧,是企业实现智能化发展的一大迈步。