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数字化时代,会博通文档管理的探索前行之路

在数字化时代,数字化已成为推进中国经济社会高质量发展的重要引擎。据中国信通院发布的《中国数字经济发展白皮书》显示,2020年我国数字经济规模达到39.2万亿元,占GDP比重为38.6%。企业如何在数字化经济的浪潮中,调整和升级文档管理水平,增强企业的核心竞争力,紧跟数字化大潮,是众多企业面临的重要问题。


如何在数字时代,为数字化转型的各类企业提供更高效的文档管理解决方案,是会博通软件科技公司一直在探索和践行的目标。会博通30多年来一直围绕着国家数字经济发展政策前沿路线提前规划部署,紧跟数字时代的发展步伐,以综合文档管理需求为导向,争当文档管理软件行业的领跑者。




文档是企业重要的发展记忆、经验以及成果,作为企业的智力资产,可以是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。对企业来说,文档是公司重要的无形资产,是公司提高核心竞争力的知识、经验源泉。如果能够有效地管理和利用好这些文档,可以为企业的后期创新、升级转型打下良好的基础。


如何实现对文档的高效管理,对企业的发展至关重要。虽然不少企业在这个方面做得不错,但还是有部分企业,对文档的管理工作不够重视,文档管理还是停留在传统的模式,没有专门的人员管理,缺乏专门的管理软件或系统,文档众多、杂乱、查找调阅困难、大量纸质资料不易保存、易丢失、外泄,敏感资料不能安全管控……


会博通科技的母公司绍林科技是国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。早在1988年就开发出我国第一套文档一体化软件产品,亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。30多年来,公司一直根据市场需求潜心研发文档管理系统,不断升级,为打造组织知识生态链而努力。


会博通在文件档案知识一体化管理系统领域走在行业领先水平,曾为南方电网、中国银行、农业银行、中国电信、日立电梯、佛山人大、中粮集团、珠江钢琴等上万家企事业单位部署综合文档管理系统,提供文档管理信息化建设方案。


会博通是如何为这些企业部署文档信息化管理方案的呢?在这里向大家揭秘。


会博通以经30年匠心打造的“一个平台,两个自定义,三个管理体系”模式对企业进行部署,达到对企业文档管理的信息化。一个平台即会博通综合文档管理平台;两个自定义即类型自定义和属性自定义;三个管理体系即组织架构虚拟化、全生命周期管理、权限管理体系。下面是具体的内容及特点:



一、通过全面自定义平台,实现各类文件档案知识的集成统一管理


自定义平台是会博通的一大特色功能,包含分类自定义和属性自定义。


分类自定义,是指自定义管理分类(类和文件夹),形成分类架构,用于管理不同类型、不同来源的文档资料。


属性自定义,是指提供对信息属性的自定义,为系统内不同类型的文档赋予对应的属性,即元数据,例如,可为合同、图纸、图书等定义不同的属性配置。


通过分类自定义和属性自定义,可以实现对企业工作场景的全覆盖。


二、组织架构虚拟化,实现与实际组织机构一致化的应用场景


会博通文档管理系统可以根据企业的需求,在网络上形成与实际一致的企业组织架构,并且,可以形成个人、部门及企业层面的文档管理架构,通过不同的层面,将组织、职责与文档管理有效融合,用文档连接起人与工作。


三、集成数字化管理,全面管控文档的全生命周期


会博通文档管理系统,可根据企业自身的管理特点来定义文档的类型框架和属性,并实现文件从草拟、发布、归档、利用的全生命周期管理,有效地解决了企业文档众多、类型多样、分散不集中的难题。众多客户在引入会博通之后,很好地解决了文档管理的各种问题,达到了很好的实施效果。


四、灵活的协同化管理,实现全流程化管理


全面信息的可流程化处理,标准化与自定义并行,实现企业流程管控与内外协作。


文档创建后,既可保存,亦可发起流程,实现内部以及内外配合的工作协作,支持套用流程模板进行审批或协同工作,或自由设定流转步骤,结合外部链接或企业邮件网关打通内外协作壁垒,使业务链与信息链协调统一,实现更为个性化的工作协作需要。


会博通提供的流程管理功能,并不只限于文档的流转,还是所有工作流程的设计与运作工具,比如说,立项、项目实施、采购、请假、任务、绩效考核等等,都可利用会博通的流程管理功能来进行。


五、权限管控的纯线上、纯线下以及线上线下结合的文档借还体系


用户通过会博通,可使用扫码或关键字检索方式定位文档资料,对于没有权限的文档资料,或需要借用原件/复印件时,可发起借用流程。




如果配合高拍仪、身份证识别设备等,自动识别借用者,对借用手续过程进行拍照或拍摄视频,可实现借用手续的全流程无纸化。


六、权限与安全细粒化管理,将管理方式的决策权交给用户


会博通的权限管理体系让企业根据权责关系给相关的人员设置相应的管理权限,也可以根据他的职责设定匹配的查找和阅读权限,还可以根据权限管理体系设置相关人员对某些重要信息的阅读及编辑权限,同时,还可以授权人员创建文档的权限等,用户可以根据业务需求来灵活使用权限管理功能,有效保障文件档案的安全且高效的利用。


七、多维度安全管理,四大安全管理模块为企业文档知识安全保驾护航


多维度安全管理模式,通过登录审计多重化、知识利用权限化、知识预览安全化、操作行为痕迹化等四大安全管理模块为企业文档知识安全保驾护航。



未来,会博通将继续加大对文件档案知识一体化管理系统的技术研发力度,为政务机关、企事业单位在文件档案知识的管理效率、深化利用、安全保障等方面提供更优质的产品与服务。