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企业如何利用档案管理系统实现纸质档案的数字化管理

每一家企业都有一段或长或短的存续历史,在开展各项工作的过程中,都会有一定数量的纸质文件产生,如公司管理制度、员工资料、合同、客户资料、产品资料等等,如果这些文件具有保存价值,就会成为纸质的档案,这些档案的保存与管理需要一定的物质条件和人员投入,如果将这些纸质档案数字化,则更有利于管理与利用。借助档案管理系统软件进行纸质档案数字化管理能够保障档案内容的长期保存,也有利于档案管理的规范化和流程化。


档案管理系统 纸质档案数字化管理


下面是《会博通档案管理系统》对纸质档案进行数字化处理的基本程序和方法:


一、创建档案分类架构


根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的《企业档案管理办法》,工业企业档案分类设置十个一级类目:即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。


二、取卷


从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷,取卷时需注意(1)准确记录所取案卷的物理存放位置;(2)依次拿取,不要丢卷,确保案卷的完整。


三、档案定义


档案定义,是《会博通档案管理系统》的专用术语,即是确定档案的最底层分类的相关属性,或称案卷或档案盒的相关属性。会博通可同时管理纸质档案和数字化档案,如果会博通中默认已存在所需的案卷信息,则此步骤可省略。


档案管理系统 纸质档案数字化管理


四、拆卷


拆卷是手工拆除案卷装订,如果纸质实体案卷的属性信息已保存在会博通系统中,还应执行取消注册功能,相当于在会博通中执行拆卷操作。拆卷需要特别注意保证案卷的完整,检查是否有缺页、漏页及其它错误,正、副卷标注是否正确。


五、录入卷内文件信息


一份案卷一般都由多份性质相同或相似的文件组成,即所谓卷内文件。如果系统中已存在卷内文件目录,不必再录入。如果没有卷内目录,则需新建文件,然后录入卷内文件属性信息。


档案管理系统 纸质档案数字化管理


六、扫描


对已录入相关属性的卷内文件进行扫描,并将扫描结果文件上传到会博通档案管理系统。会博通的图片管理器内嵌扫描处理工具,可在录入卷内文件属性信息的同时直接调用扫描模块进行扫描(支持高速扫描仪),用户亦可使用其它扫描程序扫描文件(但使用会博通提供的图片管理器更为简单方便),然后,再通过引入功能将扫描文件引入档案系统。


如果有更严格的数字化档案安全管理要求,并有专门用于归档的电子印章,可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。


七、校对


对归入档案的文件进行检查校对,核对无误后,则可装订成案卷,或装入档案盒中。


会博通提供了一个档案注册的功能,用于固化归档完成后的案卷(档案盒)。


八、表格打印


根据档案管理的需要,打印封面、文件清单、备考表等表格。

档案管理员可根据管理需要,灵活设置归档流程,借助会博通档案管理系统可以将归档流程设计成规范化的流程模板和流程表单,进行全数字化的流程处理,每一个归档步骤的操作者,都需遵循业务规则,在数字化流程的指引下,一步步完成归档工作。