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【案例】500强制造企业万宝集团:文档一体化管理创新应用,得到主管部门认可

2023/2/13 0:00:00       来源:最新案例        作者:小博       浏览量:  841

拥有1万多名员工、7大生产基地、年产值达100亿、500强公司,如何进行文档档案管理?本期内容,小编给您展开讲讲得到主管部门认可的文档一体化管理平台的故事。该平台应用主体为广州万宝集团有限公司。借助平台力量,万宝集团实现了实体档案、数字档案从采集、归档到再利用的“全生命周期管理链路”,大幅提升档案管理效率。


文档一体化管理平台、文档档案管理


01客户简介

广州万宝集团有限公司是中国大型现代化企业之一,是中国家电行业中最早、最具规模的家电制冷设备和产品研发制造中心。职工1万多名,年产值达100亿元,拥有广州人和、从化、番禺及青岛、合肥、海宁、河南民权等七大生产基地。


文档一体化管理平台、文档档案管理


广州万宝集团建有国家级企业技术中心和广东省供货才能技术研究开发中心,设立了博士后科研工作站。广州万宝拥有“中国驰名商标”、“最具市场力品牌”——“万宝”以及“华光”两大自有品牌,并拥有“万宝”牌电冰箱、“华光”牌电冰箱压缩机两大“中国名牌产品”。广州万宝积极塑造国际品牌的形象,在多个国家和地区注册商标,销售网络覆盖海外各主要市场。广州万宝连年位列中国企业500强。

02客户痛点

1)文档档案数量多种类杂:集团型企业在日常工作中直接形成的文档档案数量多、种类杂。各部门在工作中直接形成的具有保留价值的多种文字、图表、音像、电子数据、图纸等形式各异的材料,都要要纳入保管范围,工作量大,容易遗漏。

2)需进一步提升档案安全:原则上,工作活动中形成的档案,应集中到答案管理部门统一管理,不得分散保留。各部门档案工作由部门档案管理员分管,在工作上接收档案管理人员监督和指导,然而在多人协作的过程中,易发生档案泄露事件。

3)档案借阅规范需进一步优化:为确保档案工作标准化、规范化、科学化,档案出借及追回,需要经过各相关部门审批,档案利用、出借非常繁琐。

4)人力管档提升空间大:靠人力进行管档,比较容易出现档案编号错误,错归、漏归,无法追责等情况,此类人力管档的方式有较大的提升空间。

03会博通文档一体化管理平台:一体化,更便捷

1)文档档案全生命周期管理:文档是档案的前身、档案是文档的结果。使用会博通文档一体化管理平台,可以实现文件从草拟、到审批、鉴定、归档等全生命周期管理。文书工作全线在系统上完成的工作模式,可以使企业内部文档档案工作更为科学和标准。

2)细粒化权限管理:会博通文档一体化管理系统,提供细粒化的权限管理功能。从人的角度出发,系统管理员可以赋予不同组织、部门、乃至具体人员相应的访问权限。从文档、档案角度来说,系统管理员也可以直接设置某一类型档案或具体档案可供访问的权限。

3)线上线下文档借阅服务:为方便实体文档与电子文档借阅,会博通提供了线上加线下的灵活借阅模式。如果是实体文档,可以直接下线上提交申请,线下申领;如果是电子文档,提交申请和文档申领可全部通过线上完成。

4)智能化辅助、操作更省心:会博通文档一体化管理平台可为用户提供了辅助文件编号编制、档号自动查重、归档工作量统计等功能。比如当档案管理员不小心设置重复档号时,系统就会自动弹窗提示,避免因档案员粗心而造成纰漏。 

万宝集团文档一体化管理平台的设立,对于加强企业档案工作的科学管理、提升档案工作水平,维护档案工作的完整与安全、有效收集、保管和利用档案,充足发挥档案在生产、管理、科研中的作用有显著成效。此次文档一体管理项目得到主管部门的认可,是对万宝集团的肯定,也是对会博通的肯定,后续万宝集团和会博通将加强合作,充分发挥文档、档案作用,为社会创造更多价值。



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