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地税局档案管理系统实现“纸质档案+电子档案”统一管理体系

2023/12/5 0:00:00       来源:        作者:小通       浏览量:  1968

一、地税局档案有哪些?

1、税务管理档案:包括纳税人税务登记、税务变更、税务注销等基本情况,以及纳税申报表、税务检查报告、税务行政处罚决定书等税务管理文件。

2、财务会计档案:包括会计凭证、会计账簿、财务报表等,以及相关的审计报告和税务审计报告。

3、基建档案:包括地税局基建项目的规划、设计、施工、验收等各个环节的文件资料。

4、设备档案:包括地税局各种设备(如计算机、打印机、空调等)的采购、使用、维修等文件资料。

5、人事档案:包括地税局干部职工的个人基本信息、职务任免、薪酬待遇、绩效考核等文件资料。

6、行政执法档案:包括地税局行政执法过程中产生的各种文件资料,如行政处罚决定书、行政强制执行书等。

7、其他档案:包括地税局工作中产生的其他各类文件资料,如工作总结、工作计划、会议记录等。

以上只是地税局档案的主要类别,具体内容可能因地区和具体情况而有所不同。

二、地税局档案管理痛点有哪些?

1、档案管理流程不规范:地税局在档案管理方面缺乏规范的流程,导致档案管理工作效率低下。

2、档案存储方式落后:地税局档案存储方式较为落后,无法满足大规模档案的存储需求。

3、档案信息共享和传递不便:地税局各部门之间的档案信息共享和传递不够便捷,限制了工作协同和信息交流。

4、档案管理安全性亟待加强:地税局档案管理安全性有待提高,以防止档案遭到损坏、丢失或未授权访问。

5、缺乏专门的档案管理部门或管理人员:地税局多数未确定专门档案管理部门或管理人员,缺少系统、规范的税收档案管理体制和机制。

以上痛点需要地税局采取相应的措施加以改进和完善,就如采用多地政府单位已引进的会博通地税局档案管理系统来提升档案管理工作的效率和质量。

 

三、会博通地税局档案管理系统功能

1. 档案录入:满足输入地税局档案的基本信息,包括档案编号、名称、责任人、存放位置等。

2. 档案检索:满足通过关键词搜索档案内容,实现全文检索,并快速定位到相关档案。

3. 档案分类:可按照不同的分类标准将档案进行分类,便于管理和检索。常见的分类方式包括归档日期、档案类型、文件格式等。

4. 档案查询:满足按照不同的条件,如地税局档案编号、名称、责任人等进行查询,以快速找到需要的地税局档案。

5. 档案借阅:满足记录地税局档案的借阅情况,包括借阅人、借阅时间等,以便进行统计和管理。

6. 档案安全管理:满足对地税局档案进行加密、权限控制、防篡改等措施,以保护档案的安全性。

7. 档案借阅预约:满足预约需要借阅的档案,以方便借阅者提前了解档案的可借时间和归还期限。

8. 档案借阅审批:满足对地税局档案借阅申请进行审批,以确保地税局档案借阅的合理性和必要性。

9. 档案归还:借阅结束后,满足记录地税局档案的归还情况,包括归还时间、归还人等。

8. 档案备份:满足对地税局档案数据进行定期备份,以防止数据丢失或损坏。

10. 档案权限管理:满足设置不同用户的权限,如查看、编辑、删除等,以实现地税局档案信息的保密性和安全性。

11. 档案销毁:满足对不需要再保留的地税局档案进行销毁,确保地税局档案的安全性和保密性。

12. 档案统计:满足根据档案的不同属性进行统计,以便用户与领导进行分析,如档案数量、借阅次数等,以获取对档案管理的理解和反馈。

13. 档案审计:满足记录对地税局档案系统的操作进行审计,以监控档案管理的合规性和安全性。

14. 档案销毁:满足对不需要再保留的地税局档案进行销毁,确保地税局档案的安全性和保密性。

四、会博通地税局档案管理系统实现“纸质档案+电子档案”统一管理体系

1、建立档案管理系统:地税局需要建立一个完善的档案管理系统,该系统能够实现对纸质档案和电子档案的统一管理。系统应具备档案分类、档案存储、档案检索、档案借阅、档案销毁等基本功能,同时还应具备对档案信息进行统计、分析、备份和恢复等高级功能。

2、纸质档案数字化:对于已有的纸质档案,可以通过扫描、拍照等方式将其转化为数字化档案,并存储到档案管理系统中。在数字化过程中,应保证档案的真实性和完整性,同时要注意对数字化档案进行加密处理,以保障档案信息的安全。

3、电子档案采集和整理:对于新产生的电子档案,应通过档案管理系统实时采集和整理。电子档案的采集应采用多种方式,如自动采集、手动采集等,同时要保证电子档案的真实性和完整性。在采集完成后,应将电子档案与相应的纸质档案进行关联,以便于后续的检索和管理。

4、纸质档案和电子档案同步管理:在实现纸质档案和电子档案的统一管理体系时,应注意保持纸质档案和电子档案之间的同步更新。当纸质档案发生变更时,应同时更新电子档案;当电子档案发生变更时,也应同时更新纸质档案。这样可以确保两种类型的档案信息始终保持一致。

5、加强档案安全管理:对于纸质档案和电子档案,都应采取严格的安全管理措施。对于纸质档案,应防火、防盗、防潮、防虫等措施;对于电子档案,应采取加密措施、访问控制措施等。此外,还应定期对档案管理系统进行安全检查和维护,以确保系统的稳定性和安全性。

6、培训和教育:对地税局的档案管理人员进行培训和教育,提高他们对档案管理系统的使用熟练度和对档案管理工作的认识水平。通过培训和教育,可以增强档案管理人员的责任感和工作能力,提高档案管理工作的质量和效率。

7、监督和考核:建立监督考核机制,定期对地税局的档案管理工作进行检查和评估。通过监督和考核,可以及时发现档案管理中存在的问题并加以整改。同时也可以激励档案管理人员积极履行职责提高档案管理工作的水平。

通过以上措施的实施再结合会博通地税局档案管理系统可以实现“纸质档案+电子档案”统一管理体系的建设,有效提高档案管理工作的效率和质量保障公民的个人信息安全和合法权益。