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【案例】德阳科贸应用会博通,让学校档案管理走向“智造”

2024/1/18 0:00:00       来源:客户案例        作者:小博       浏览量:  1423

德阳科贸职业学院,是经四川省人民政府批准、教育部备案的统招全日制普通高等院校,系教育部2019年公布的全国七所“互联网+中国制造2025”产教融合促进计划建设院校。

学校坚持特色办学,深化产教融合,围绕“中国智造”、“工业4.0”开设新兴前沿专业,瞄准“智能、民生、健康”等领域,培养高素质技术技能型人才。

学校现有9个院部,30个招生专业,在校学生近1.3万人,教职工近700余人。近年来,科贸师生在各类技能竞赛中表现优异,荣获省级以上奖励190余项。

德阳科贸非常重视学校的信息化建设,为了推动学校高质量发展,统筹管理各类档案资源,德阳科贸应用会博通学校档案管理系统,以实现:

1、规范管理学校档案,实现对学生档案、教师档案等各类实体与电子档案的分类储存、规范管理; 

2、满足档案查用需求,通过高效检索促进档案查用,让档案成为学校流动的知识资源; 

3、支撑多方应用,学校档案资源分散,涉及部门和人员众多,系统需统筹各类人员的管理与应用需求……

德阳科贸学校档案管理系统

应用特色

1、一个平台,统筹多方应用

德阳科贸的学院众多,教职工人数大。对于学校档案,学校管理人员、教职工等不同人员有不同的应用需求。

会博通学校档案管理系统,统筹了多方档案管理与应用需求。学校人员通过登录统一的门户平台,即可依各自权限,完成如财务档案管理、教学课件上传、图书档案查阅等各类事项。

2、学校档案、教学资源全覆盖

会博通系统涵盖档案门类齐全,并提供了高度自定义的管理框架。德阳科贸通过会博通系统,可统筹管理学校内如文书档案、党群工作档案、学籍档案、财务档案等所有档案。

并且,会博通系统支持包括图片库、视频库、教案、导学案、教学日志等学校数字资源管理,支撑院校将各类知识资源集中储存、统一管理。

3、权限区分清晰,依权限管用

通过会博通系统细粒化的权限体系,德阳科贸可为校内各方人员依据职能与工作需要,进行多维度的权限设置,保障档案的管用合规合理。


系统内的每一个分类都可单独设置权限(如针对教育评估档案授权);还可针对组织与用户授权(如对总务处这一组织授权、或对校长单用户授权),并对授权行为进行设置。

细化的权限设置,仿佛“无形的手”在协助管理,让档案管控进入智能化,为档案的应用安全提供保障。

4、快速档案检索,便利查用

会博通系统提供了关键词检索、组合检索、二次检索等多种检索方式,可实现秒级档案检索,为学校人员对档案的查用、共享协作提供了有力支撑。

此外,会博通支持定制OCR功能,实现对图片、PDF文件的检索。有了这一功能,数字化后的纸质文献、资料等也能轻松检索。

学校档案管理系统x扫描机器人

会博通学校档案管理系统,可与会博通扫描机器人搭配,形成遍布学校各处的智能化档案归集“入口”。


学校各部门成员通过扫描机器人(扫描仪+会博通上传程序),可快速将纸质文档扫描上传,文档会自动形成双层PDF、自动归集至预设分类内,供档案管理员统一管理。

分布式的档案移交入口,适应院校内各类资源资料多点形成、多处分布的状况,有利于档案归集更及时、更高效,获得了众多院校客户的采用与认可。

写在最后

学校档案是学校重要的历史载体,既记载了学校的发展历程,也记录了教职工、学生的相关资料,承担了继往开来的重要作用。在学校档案管理领域,会博通有着丰富的服务经验,合作客户包括哈尔滨师范大学、广州市一一三中学、广东省育才幼儿园等多所大中小院校。欢迎各类院校咨询交流,我们会为您提供个性化的学校档案管理解决方案。

 

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