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【案例】扬州公用控股选择会博通,赋能集团档案发挥高效用

2024/2/6 0:00:00       来源:客户案例        作者:小博       浏览量:  1214

扬州公用控股集团有限公司(原扬州公用水务集团有限公司,以下称“公用控股集团”)成立于2013年12月,为扬州市城建国有资产控股(集团)有限责任公司(以下简称“市城控集团”)下属子公司,注册资本金15亿元。


经营范围为:扬州市城建国有资产控股(集团)有限责任公司授权范围内的公用事业及相关行业、城市燃气、城市供热等城市设施的投资、建设和运营管理;市政工程设计、咨询和市政公用配套企业的管理和运营;新能源、新材料、环境环保产业项目的投资、管理和运营。

为进一步提升档案工作标准化、规范化、科学化水平,推动集团高质量发展,扬州公用控股集团选择了会博通文件、档案、知识一体化管理软件,以推进:

1、集团档案数字化管理,对涵盖工程、设计、人事等数字与实体档案进行统一数字化管理;

2、档案利用效率提升,通过搜索、查阅、借用等便捷档案应用和流转,赋能业务开展;

3、档案数据安全管控,严密把控档案工作、档案应用各环节,守护档案数据安全…

扬州公用控股档案管理系统

应用特色

扬州公用控股集团业务分布广泛、业态多样,所涉及的档案数量大、类目多、分布广。结合实际情况与管理需求,扬州公用控股档案管理系统具有以下应用特色:

1、一站式平台,支撑高效管用

基于会博通系统,公用控股打造了一站式档案管理平台,既支撑档案人员对涵盖业务、经营、人事、财务等板块的实体与数字档案材料进行统筹,实现档案采集、整理、管理、利用等的全生命周期管理,亦可满足成员对档案检索、查阅、借用等的协作需求。

2、流程化处理,协作、管控有抓手

公用控股子公司众多,档案分布广,收集归档过程需多方协调参与。针对这种情况,应用会博通的流程化归档,能以数字化流程协调各参与者完成归档步骤,高效流转完成归档。 

此外,会博通系统内的档案借用、注销等事项都可通过流程处理,成员依审批结果进行操作。系统内的流程模板、表单均支持自定义,可根据管理需要灵活设置。

3、多样化检索,支撑业务开展

会博通搜索平台提供了关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,便于成员快速搜索、依权限查阅档案,便捷业务应用需求。


此外,为提高档案资源利用率,根据公用控股需求,会博通提供了OCR全文识别检索的功能,支持对PDF、JPG等图片的快速检索。这样一来,经扫描等形成数字档案的证照、票据等,亦能被精准识别、高效投入查用。 

4、多维度管控,守护档案安全 

通过会博通细粒化的权限体系,公用控股能更精细、更全面地落实档案安全管控。用户在系统内的操作,包括档案修改、删除等编辑操作,或档案阅读、下载等应用操作,均需依照自身权限进行。可根据成员的职能、工作匹配相应的操作权限。


系统内的每个文件乃至每条信息,都可设置密级。通过权限与密级交叉,限制具备相应权限的用户才可操作对应密级内容,如“绝密”级文件授权仅“主管层”权限角色才可阅读。如此,更严密地守护档案信息安全,防止核心信息外泄。

写在最后

自成立以来,扬州公用控股一直致力于提升资产质态,整合资源优势,推动业务发展。实现档案数字化管理,有利于将各业务板块所形成的档案资源进行优势整合,沉淀为集团的知识资产,为市场开拓、技术支持、人才培养提供经验参考、规划借鉴,真正实现:让文档为组织赋能——这也是会博通的宗旨。

 

深耕档案管理服务行业超30年,会博通能为企业提供科学、规范的数字化档案管理解决方案,欢迎搜索“会博通”咨询了解。

 

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