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@企业档管人:档案数字化耗时耗力!用这个办法解放人力,效率飙升

2024/2/7 0:00:00       来源:最新动态        作者:小博       浏览量:  1214

负责企业档案管理的伙伴们,可能会对这样的场景感到熟悉:

从各部门交收过来的纸质文档,垒满几个文件箱,甚至铺满一桌面;

集中操作重复性的扫描、录入归档动作,要耗费一上午甚至数天;

可能还有同事催要电子文档,连环信息急call袭来,打乱原录入节奏……

繁琐、繁重的录入工作,仿佛是影响企业档案管理人员工作效率的笨重“秤砣”。如何利用信息化工具,优化流程,解放人力?今天小博分享的会博通档案管理机器人应用案例,或许可以提供借鉴。

优化思路:扩大收集主体,全员参与归档

合作客户:广东华南鼎盛建设有限公司

广东华南鼎盛建设有限公司,是一家以房屋建筑业为主、拥有建筑总承包一级资质的建筑行业全产业链综合服务商。公司在经营发展的过程中,产生了数量庞大的纸质文档,包括建筑相关的资质证照、工程方案、标书文件、合同文件等,亟需实施数字化、规范化管理。

经过咨询了解,客户选择了会博通解决方案型产品——会博通档案管理机器人。一套配齐档案管理所需的软件(会博通文件档案知识一体化管理系统)、硬件(扫描仪、电脑),到手即可快速部署使用。在应用过程中,客户主要通过以下几点提升管理效能。

● 全员可参与:文档数量庞大,档案员扫描录入的工作量很大。通过会博通扫描机器人,相关成员均可参与文档资料的扫描、上传录入。谁形成了文档,谁即可立即扫描上传,最大可支持200人参与扫描上传。这不仅大大减轻了档案员的工作量,亦保证了档案录入的及时性。

 

● 简单易上手:档案录入、归档有一定的规范性要求,因此往往需集中由档案员来操作。但通过会博通开发的上传程序,简单几步,非档案管理专业人员也能完成扫描上传。上传后,文档即会自动归集至预设路径,供档案员统一管理。

● 便利化功能:基于让知识流动起来的理念,会博通提供了档案检索、档案借还、档案数据统计等便于档案利用的功能,方便公司按需查用。并且,还贴心内嵌了提醒功能,管理人可以使用它,对证照到期时间、档案借用到期时间等进行提醒,满足公司更多维的管理需求。

优化思路:简化流程,重复性工作交给“机器人”去办

合作客户:佛山市三水日明电子有限公司

佛山市三水日明电子有限公司,是专业于军、民用铝电解电容器设计、生产和服务的企业,是国家高新技术企业。由于公司内需归档文件的类型繁多,工作量大,容易产生归档不及时、不完整的问题,从而导致相关风险。

在客户应用过程中,会博通档案管理机器人通过以下特色,为客户解决档案管理难题:


● 自动化:会博通档案管理机器人配置的爱普生扫描仪,提供了自动双面高速扫描、自动图像处理、自动纠偏功能,扫描后即在系统内自动生成双层PDF文件,省去了操作人员扫描反面、手动校正等诸多步骤。同时,管理员先预设好保存路径,操作人员将文档扫描上传后,文件就会自动归集至指定路径内,直截了当,省去一次次、一层层翻目录的繁琐操作。

● 批量化:针对文件数量多、工作量大的问题,会博通开发了多种批量处理功能。比如,使用“通过Excel表批量导入”,上传含有档案信息的Excel表,就可快速完成目录构建。还有如目录属性批量修改、批量打印纸质档案封面等,助管理人员批量完成采集整理工作,大大提升工作效率。

● 规范化:会博通系统,提供了符合相关规范要求的行业分类模板,并提供档案归档编辑、编号管理、注册注销、档案表格套打(如封面、目录等)等多样化功能,能满足档案在收集、整理、存储、利用的生命周期管理所需。使用一个系统,即可统一管理全公司档案。

写在最后

会博通档案管理机器人,拥有非常丰富的功能,可应用于各行业、各类档案的管理场景中:企业文书、工程档案、基建档案、教学档案、科研档案、经营管理档案、合同档案、干部人事档案等等。

由于其适用性强、灵活度高、“打包式”软硬件兼备的特点,目前已获得非常多合作伙伴的青睐,应用在各行各业中,助力各类组织的档案管理工作提质增效。欢迎各行业的企业组织伙伴们咨询了解,共同探讨档案管理机器人更大的应用效能。