解决方案

企业证照管理解决方案


作为大中型企业,其本部及下属机构所拥有的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、用工许可证等,数量成百上千,加上各种经营资格、资质证以及与资质有关的个人证件,与资产有关的房产证、车船执照等,更是成千上万,如何有效地管理好这些证照,为企业的生产经营活动提供及时高效的证照管理与利用服务,已是摆在所有大中型企业面前的一项非常重要且迫切的工作。



3Hmis证照管理解决方案,将知识管理、流程管理以及防扩散等概念引入证照管理,可有效解决企业的证照管理难题,为企业的生产经营活动提供科学、简洁而又高效的证照管理服务。

管理的扩展思考:该系统同样适用于需要对各种执照、证件进行管理的政府机关、事业单位和非政府组织等,如政府机关的机动车行驶证及年审管理、房产证管理,学校、医院、研究院的各种资质及资产性证件管理、仪器仪表及其检测管理等。

证照分类与管理授权

可根据企业证照的数量和管理需要,进行分类,建议将企业证照按经营性执照、资质性证件、产权性证件和其他等进行分类,实施统一管理,分类架构如下图:

 

 某一类证件的数量太多时还可进一步细分,如房产证,则可按区域或时间进行细分,以方便管理和利用。

可根据企业的管理制度和职责划分,将各类证照分别授权给相关部门和人员进行管理,比如,将经营性证照授权给办公室管理,将资质性证件授权给销售部或技术部管理,将资产性证件授权给财务部管理等。

证照信息的数字化

证照信息的数字化,包括证照属性信息的标引和证照原件的扫描录入。

由于证照的种类繁多,每一种证照所要标引的属性都是不一样的,3Hmis能满足这一需求,可根据证照的不同特点,设定证照属性模板,供证照登记时套用。

我们还提供了拥有自主知识产权的图片管理器,专门用于证照的扫描以及扫描件的管理。

证照原件的陈列与地点标注

不同性质的证照,其陈列和保管方式也会不一样,如营业执照,需要悬挂在企业办公场所的显要位置,而房产证等资产性证件则可能是存放于保险柜中,3Hmis不但可用文字标示存放位置,也容许以图示化的方式体现存放地点。

证照管理引入物联网技术

3Hmis可将条形码和电子标签等物联网技术引入证照管理,在证照原件上粘贴条形码或电子标签,可有效提高证照管理的技术水平和提高管理的效率。

证照办理及相关文档管理

证照办理时,需要提供法规所规定的申请文件,3Hmis可对这些文件进行管理,内嵌的流程管理功能,还可在需要时启动办理文件的内部审批流程。

证照年检(年审)与换证

许多证照都需要年检或年审,如营业执照、机动车行驶证等,到了一定期限还需要换证,3Hmis的提醒功能,可按期提供年检、年审或换证的提醒服务,并且,也可对年检和换证文件实施管理。

证照借用的审批与借用办理

因办理业务需要借用证照原件时,可通过内嵌的流程管理模块,启动借用申请流程,申请获得批准后,则可由证照管理者办理借用手续。

采用条形码和电子标签技术,可简化借用与归还手续的办理程序和提高办理效率。

证照查找、打印及防扩散处理

可依输入的关键词,快速查找证照,亦可通过高级搜索功能,输入复杂的搜索条件进行搜索。

查找到所需的证照后,点击证照条目的标题,即可显示证照扫描件,如下图:



中间显示的45度角红色文字,是用于显示的防扩散水印,水印的样式,由系统管理员通过系统参数设定,一般由单位名称、操作者姓名和实时产生的日期时间组成,即使是屏幕拷贝或照相,也很容易通过水印查找扩散源头。
点击文件菜单的打印菜单项打印扫描件时,还可打印二次水印,以限定扫描件的用途,如:



通过以上的打印预览图片可看出,通过添加二次水印,可明示将营业执照扫描件“限用于广东省人民政府数字会议系统招标”。