解决方案

各级人大、政协常委会
会议文件传送与阅读管理系统方案

 

一、概述与目的

为了充分利用信息技术和信息网络手段,实现电子化应用,确保会议通知及有关文件材料按法律规定的时间及时送达参加会议人员手中,便于与会人员在参会前阅读有关文件及作相关调研,有利于提高会议审议质量与效率;同时,也减少会议文件纸质材料的印发,适应绿色环保的要求,使办公更加方便。

会议文件传送与阅读管理系统主要包括有:会议文件起草、导入与审批;会议文件传送流程管理;签收表单设计以及无纸化自动签收功能的实现;会议文件的查询与阅读;文件传输加密以及相关的功能。

 

二、企业(广东绍林科技开发有限公司)概况

1、关于绍林科技

绍林科技及其关联企业成立于1990年,是我国成立最早的文档一体化软件企业之一,其开发的3Hmis综合知识管理平台软件,也是我国最早的文档一体化软件,其应用历史已超过20年,并已在政府机关、事业单位和大中型企业得到广泛应用。

绍林科技已通过国家软件企业认证,并已获得广东省档案局颁发的《广东省档案中介服务机构备案登记证书》,3Hmis软件已通过了国家软件评测中心的优秀产品评测,国家档案局的计算机管理档案软件评测和国家软件产品认证,并通过省级科技成果鉴定,获国家档案局科技进步奖和全国第六届新技术新产品交易会金奖。

 

2、主要业务方向

绍林科技的主要业务方向有三个,即:

1、商品软件:是我国著名的知识管理软件开发与供应商。绍林科技开发的SLWS是我国第一个文档一体化商品软件,在市场上已流行十余年,影响非常广泛。新开发的3Hmis综合知识管理系统软件,是一个大型的高可靠性的知识管理系统,该产品已广泛应用于政府、交通、银行、公检法等对知识管理要求极高的各个领域,并且,正在向高层次、系列化的方向发展。

2、互联网:绍林科技正在根据自己的技术特色,为客户提供以3Hmis为基础的软件租用以及客户专用系统的运营服务,绍林科技的互联网服务内容,还在不断扩展中。

3、系统集成:可为用户提供各种管理系统的全面解决方案,尤其在知识管理领域,具有自己独特的技术与影响。为满足客户实施知识管理、内容管理数字化的需要,绍林科技专门成立了档案业务部,为客户提供文件、资料与档案的整理、归档、数据录入、扫描等服务,骨干人员具备20年以上的文档管理经验,具备年整理档案千万卷级的能力,从而,可以实现在为用户实施文档系统工程时,真正做到交钥匙工程服务,使用户省心省力。

 

3、资质荣誉及成果

绍林科技的发展历史可追溯到1990年及之前。

在绍林科技创建前的1988年,绍林科技的创始人即已开发出我国第一套文档一体化管理系统,至今,已超过20年的时间。

1991年,绍林科技的前身佛山绍林开发出的文档一体化软件产品SLWS被列入省级新产品开发计划,并通过广东省科委组织的省级科技成果鉴定,鉴定委员会认为:“该系统设计思想合理,系统通用性和实用性较强,其数据处理方式及著录格式,能够满足文书管理和档案管理的需要,并且符合国家及广东省有关技术标准和规定,系统操作简便易学。系统开发者在文书归档处理软件的设计上有某些独特的创新,经过用户使用,证明其性能是适用和可靠的。该系统在系统功能、数据处理方式、检索速度和输出格式种类方面接近或达到目前国内同类系统的先进水平,是一个较高效能的现代文书处理与档案管理系统。有较高的实用价值,便于在实际工作中推广和应用,能较大地提高文书工作与档案工作效率的水平。同意该系统通过省级鉴定。”

1993年,绍林公司与国家档案局科研所建立合作关系,合作对绍林公司的文档一体化产品进行技术改造。

1995年,绍林公司与国家档案局合作升级后的SLWS获国家档案局科技进步奖。

1995年,绍林文档通过中国软件中心评测,并获优秀产品证书。SLWS是我国第一个通过中国软件评测试中心测试的文档一体化软件产品。

1996年,绍林文档获全国第六届新技术新产品交易会金奖。

2000年,绍林科技对绍林文档进行了全面的更新改造,使其成为一个功能全面的文档类、知识类信息管理平台,其软件品牌亦更改为3Hmis

2001年,全国政协周铁成副主席率领政协代表团视察绍林公司。3Hmis通过了国家软件产品认证。

2002年,3Hmis通过国家档案局评测,并获最高等级--良好评价。

2004年,绍林科技通过国家软件企业认证。

2006年,开发出3Hmis内核,并推出一套可用于二次开发的函数与组件,3Hmis成为一个知识类信息系统的开发平台。

2007年,推出了划时代的3Hmis400版本,采用了一系列新技术,开发出了许多新功能,如归档编辑,自动辅助归档,搜索树,搜索平台,知识搜索,知识支持等,具有极高的技术水平和创新性。

2008年,3Hmis450开发完成,改善了软件界面,增加了知识存储方式的设置以及数据移交接收等新功能。

2009年,推出3Hmis460版,新增了系统利用目的调查与效果的登记与统计,在线会议以及符合中国机构特点的流程表单功能等。

2010年,获广东省档案局颁发《广东省档案中介服务机构备案登记证书》,公司从此获得档案中介服务法定资质,可从事档案管理、托管、数字化以及咨询等中介服务工作。

2011年,3Hmis465推出,将3Hmis460版推出以来的所有补丁加以整合、集成,形成新的版本3Hmis465.

2011年,推出商业银行信用卡营销管理系统。

2012年,推出网络版涉台事务管理系统,该系统既可作为3Hmis的模块运行,也可作为独立的管理系统运行。

2012年,推出3Hmis2012,一个全新的知识管理网络平台,她在继承3Hmis管理思想的基础上,采用了国际最新技术的开发平台,进一步完善了实时交流与流程管理,增加了微博、图片管理等模块...

2013年,开发出以3Hmis为基础的数字会议管理系统,并应用于人大常委会的会议文件传送与阅读管理。

2014年,推出3Hmis 2012R2版本,进一步优化了流程管理及相关功能,增加了单点登录模块。

2014年,3Hmis安卓客户端推出。

2014年,会博通会议文件管理系统推出,并开发出了安卓版会博通会议文件阅读器。

2015年,推出会博通苹果版(iOS)会议文件阅读器。

二十余年来,绍林科技为成千上万的客户提供了知识类信息管理解决方案,例如:

中国银行                     江西省南昌市政府

中共佛山市委                 佛山市人大常委会

广州市文物局                 日立电梯(中国)

江西省人民检察院             南方电网广州供电局

空军驻吉林省某部             美的集团

广东省通信管理局             广州证券

财政部驻广州办事处           江苏沙钢集团

广东省社会科学研究院         能兴房地产

张家港市档案局               风神汽车

广州市质量监督局             中国电信

交通部长江航道局             广州电气集团

佛山科学技术学院             中国邮政航空

湖南省韶山管理局             中捷通信

等,都是绍林科技的优秀用户。

 

三、会议文件传送与阅读管理系统的特点

1、系统设计原则

1)   安全性

容许采用现在流行的各种安全策略与方法,如SSL网络加密传输、数字证书与电子印章,USBKey登录验证以及机器指纹加密等。

在各模块与函数之间,亦采用了非常严密的安全管理措施,有非常完善的权限控制,可根据用户的工作岗位职能和工作需要来设定权限,用户的任何操作,都受权限的严格控制,并且,系统将自动保留操作痕迹。

2)   先进性

采用国际先进的Windows Server 2003/8网络操作系统和MS SQL Server 2005/8数据库系统,并采用VS.NET开发平台进行开发,源程序长度达到数十万行,所采用的技术均具有国际上最新和最先进的技术水平。

3)   规范性

系统开发,符合国家、省市以及行业的相关管理法规、规范、标准和习惯,其基础平台部份,经各行各业的用户超过20年的运行检验与验证。

4)   完整性

系统所提供的功能,涉及会议文件起草、传送与阅读管理以及会议文件的归档与利用的各个方面,除满足国家、省、市及行业的相关要求外,还增加了许多会议管理过程中需要的实用功能。

5)   可扩充性

能满足会议文件管理不断改善、深入与发展的要求,具有良好的可调节性、可扩充性和可升级性。系统可根据用户的需求,自由设定会议文件的种类与类型,并且,可根据工作需要扩充和调整。

6)   协同性

能满足两方面的协同要求,即不同系统之间的协同和系统内部各种资源之间的协同。

不同系统之间的协同:多个相同会议文件系统之间可实现数据交换与共享,并且,提供接口,以实现与客户其他系统之间的协同,如与办公自动化、文件资料管理系统之间的协同等。

系统内部的协同:系统内嵌多种协同工具,使得参与会议文件管理的人员,不受时间、地点的限制,通过正式或非正式的各种协同方式,进行会议文件的集中统一管理和协作共享利用。

7)   方便性

B/S结构,WEB界面,与访问一般网站无异,操作简单、方便、快捷,能真正做到任何时候,任何地点,可与任何人沟通、协作和共享会议文件资源信息。

8)   稳定性

软件系统的底层模块,从第一个版本推出到现在,已超过20年,经过各行各业成千上万的不同规模的客户的实践使用验证,稳定性得到长时间的检验与保证。

2、系统满足客户对会议文件管理的性能要求

采用多层结构,并且,大量的业务规则,处于数据库底层,软件的运行效率非常高,性能非常理想。

1)引入组织架构概念,并可使客户的组织架构与用户架构合二为一

可在系统中创建与常委会现实中的组织架构一致的虚拟组织架构,并且,组织架构就是系统的用户架构,可实现用户管理与常委会组织体系的一致化,使授权与管理体系及其职责一致。

2)用户数不受限制

不限定授权用户数,只要客户的设备及网络环境容许,即可在系统中创建客户完整的组织架构和注册相应数量的用户。

3)会议文件集中统一管理

可将常委会所有的会议文件集中统一管理,并根据需要,进行会议文件的起草、传送、自动签收及相关后续管理工作。

4)可管理海量会议文件

系统对于要管理的会议文件的数据量没有任何限制,只要客户的设备容量和传输能力许可,可对海量数据进行管理。

为了满足客户数据快速增长的需要,我们提供了分区存储功能。

分区存储的含义就是将会议文件的数字化信息存放在不同的磁盘分区中,我们可以在现有的磁盘分区快要使用完毕时,再安装新的磁盘分区,通过简单的设置,即可将新增的数字化信息保存到新的分区上来。

5)实现单点登录,方便用户操作

一般客户都有多个管理系统在运行,如果每个系统都要单独登录,必然会造成用户的操作不便,如果与现有用户认证系统结合,实现单点登录,则可简化用户的登录操作。

6)软件的运行安全且高效

系统大量的业务规则都已嵌入数据库内部,安全性好,运行效率高,响应速度快,百万以上的会议文件数据量,都可实现秒级查询响应。

7)使用电子印章管理文档

电子印章可自行制作与发布,当然,更为规范的方法是向政府认可的数字认证中心申请购买。

系统可将加盖了电子印章的文件直接引入并进行传送与阅读管理。

8)黑匣子功能自动记录重要处理痕迹

日志功能,就像飞机上的黑匣子一样,能无声无息的、自动而又准确的记录会议文件管理以及利用的重要处理痕迹,供需要的时候查找、统计与分析。

3、满足客户对于会议文件管理的功能要求

我们所提供的系统,能满足客户对于会议文件传送、阅读以及会议文件管理的全面需要。

1) 符合行业规范与标准

该系统所采用的底层模块,都是绍林科技在微软最新技术的基础上,自主开发完成的,推出20多年来,对众多的国家、省市及行业管理的相关标准与规范,进行了跟踪与响应,每一个版本的推出,都力求符合当时的规范与标准,并且,也力求满足各行各业的管理与操作习惯,并已经过成千上万的客户的实际使用验证。

2) 符合计算机软件的操作潮流

操作该系统时,与操作其他网站与软件是基本一样的,只要具备计算机和会议文件管理的基础知识,经过简单的学习,即可方便的使用。

3) 会议文件的传送流程与签收表单设计

用户可根据需要,自主设计会议文件的流程以及文件签收表单,并将其保存为模板,供需要时套用,在使用过程中,也可对流程或表单根据需要调整。

4) 方便的归档编辑平台

提供文件归档编辑平台,会议文件管理与档案管理一气呵成,实现了文档一体化,并且,在一个软件界面上,即可实现文件归档的全部功能。

5) 支持各种数字文档格式

可管理各种常用的数字文档格式,使可传送与阅读的会议文件自由、多样,如Office文档、PDF文档、AutoCad文档、声音、图形、图像以及视频文件等,都可实现在线管理、编辑、显示、打印与播放。

6) 同步管理纸质文件与数字化文件

系统容许纸质文档与数字化文档在同一系统中实施同步管理,并且,可提供实体文档的存放位置地图显示,以方便管理与利用。数字化文档集中统一管理,实体纸质文档则可根据需要,实施分布式管理,即可对设置于不同地点的文档库房实施管理。

7) 实体文档数字化处理流程化

内嵌流程模块,文档数字化的质检与审批等工作可流程化。

启动文档数字化审批流程的目的,是通过校对、复核与批准等程序,确保文档数字化结果的正确、清晰与安全。对于审批流程,可预先设计好流程模板和流程表单,供需要时套用,提交人亦可在提交审批流程时现场设置或修改。

实现实体文档的数字化流程作业,可有效改善和提高已有实体文档的数字化效率和水平。

8) 可将电子文档发送到磁盘,制作光盘等

可依权限将电子文档按分类架构发送到磁盘,以方便在严格的权限控制下,制作光盘或用于各种会议文件专题的编辑、出版与发行。

9) 提供文档的借阅、归还与发放管理

提供的借阅、归还与发放功能,可对一式多份的纸质文档按份进行管理,对于没有阅读权的文档,可提交无纸化的借阅申请,待批准后,阅读电子文档或按预约的时间借阅纸质文档。由于可按份进行管理,该功能还可以用于图书的管理。

10)具备表格设计与打印功能

系统提供了一个采用Excel格式作为表格格式的管理表格设计工具,并可将表格格式与相应的类型关联,按需要打印各种文档管理表格。

11)提醒功能,用于周期性工作的提醒

系统内嵌提醒功能,可用于临时性或周期性工作的按日、周、月、年等进行提醒,如文档处理提醒、会议提醒等。

12)可实现会议文件管理无纸化,并可手写批注和手写签名

系统内嵌的流程管理模块,可用于会议文件管理的流程操作,并且,在流程处理过程中,可手写批注和手写签名,以方便习惯于手写操作的领导手写批示和签名。

13)内嵌短信平台,改善管理的机动性与效率

内嵌的短信平台,可用于文件阅读与会议通知提醒,以及向相关人员群发短信等,以大大改善会议文件管理的机动性和提高管理的效率。

14)文档注销与销毁管理

可采用自然语言查找到期或快到期的文档,如在查询条件输入框输入“查找到期档案:已过期1年以上”,即可查出保管期限已过期1年以上的档案,若需要注销,则进行注销操作,打印注销清册,按规定的程序进行销毁申请,待批准后即可对实体档案进行销毁处理。

15)专用客户端

提供专门的会议文件接收与阅读客户端软件(可选安卓版或苹果版),并具备以下功能:

A、最新公告

    用于告示、公告类信息的实时发布,依发表时间倒排,即最新的公告排在最前面,点击条目即可打开阅读。

B、当前会议最新文件

当前会议是指正在召开或即将召开的会议,系统可接收、自动签收和阅读当前会议文件,并可手写笔迹修改和发送修改意见。

最新文件是指需要接收者阅读了解或提出修改意见的新文件。

专用终端可自动接收当前会议文件和最新文件,并进行自动签收,对于PDF文件,除阅读外,还提供了手写痕迹修改和同步阅读功能。

C、历次会议

用于阅读以往各次会议的会议文件或相关文件。

D、日程管理

工作与会议日程的查阅与设置。

E、在线交流

可实现一对一的双向交流,并可进入虚拟会议室进行会议式多人即时交流。

虚拟会议室的设置,可公开,也可限定人员并保密进行。

交谈时,不但可发送文字信息,也可传送表情,上传图片和文件,点击用户头像,还可打电话、发短信。

F、微博

提供微博的发表、转发和评论,以及关注和检索等功能,同样,点击用户头像,可打电话、发短信。

G、搜索

输入关键词,即可查找到所需的会议文件。

H、其它特色

该客户端还具有以下特色:

能适应不同屏幕大小,可运行于安卓平板电脑,也可运行于智能手机;

能适应横、竖屏操作;

设置定期新文件提示,并可选声音和振动;

提供安卓小部件,美化和方便操作;可设置自动登录;

系统名称和客户标志图片可由用户自主设置,通用转化为专用;

提供主路径和备用路径,当主路径无法登录时,自动转换到备用路径;

提供了非常丰富的系统参数,方便用户根据自己的需要进行个性化设置;

稍加修改,即可将该软件从常委会推广到所有委员,效益更加彰显…

 

4、系统运行环境

服务器:

网络操作系统:Windows Server 2003/8/12

IIS6.5以上

数据库系统:MS SQL Server 2005/8/12

客户端:

管理客户端:

Windows版本:

操作系统:Windows 7/8

浏览器:IE 8/9/10

文件编辑软件:MS Office 2007/2010

常委客户端:

Android版本:

Android 4.0以上。

iOS版本:

iOS 7.0以上。

 

四、会议文件传送与阅读管理系统的功能

1、系统的可延续性、可扩展性:

我们提供给客户的,是一个具有高成熟度的商品化软件,她采用VS.NET3Hmis综合知识管理平台二次开发函数库以及SQL Server开发工具进行开发。

由于绍林科技具有该系统的核心知识产权,所以,绍林科技亦可非常方便和快速响应客户的功能延续与扩展需求。

2、功能介绍:

1、 系统及整体功能

序号

功能

功能描述

1

服务器端

MS Windows Server 2003/8/12IIS6.0以上。

MS SQL Server 2005/8/12

支持数据库服务器、Web服务器和文件服务器分离。

支持整个网络-服务器-数据库框架的大型分布式应用,在同一操作界面上,统一处理不同服务器、不同数据库上的会议文件。

2

系统开放性

文档接收:提供数据接收接口,在数据库服务器端即可直接接收其他系统的文件信息。

文档转出:可将会议文件信息按分类架构转存到硬盘,亦可按市档案局的格式要求移交文件与档案。

文件利用:提供专门的搜索接口,其它系统亦可依权限搜索会议文件信息。

3

文件存储

提供两种会议文件内容存储方式,即数据库方式和文件服务器方式,两种方式可根据需要转换。

数据库方式支持分区表以实现分区存储,文件服务器方式则采用自主开发的分区存储技术,可将会议文件保存到多个磁盘分区中,实现分布式存储。

4

安装部署

B/S结构,管理客户端不需安装任何软件,使用IE即可直接登录访问以操作各项功能。

但也同时提供管理客户端的专用桌面工具,可简化操作和加强客户端功能,专用管理客户端并可自动更新。

常委专用客户端采用安卓系统,并可自动更新。

5

系统安全可靠

支持SSL加密传输。

支持对数字证书和电子印章加密文档的管理。

支持各种病毒防御系统。

支持密码登录和密码修改时的高强度密码提示。

可设置密码有效期限,到期强制提醒修改。

支持USBKey安全认证登录。

可根据用户终端机器指纹进行登录限制(每个用户最多可使用三台终端登录系统)。

支持备用路径访问,当系统主路径无法连接时,可自动转移到备用路径,以提高系统的可靠性。

支持数据库自动备份。

6

用户管理

可实现用户组织架构的层级管理,即可根据常委会的实际组织架构和层次,创建会议文件管理系统中的组织架构和用户。

组织架构的层级数量不受限制,并且,用户属于编制部门的同时,可在其他部门兼职,如秘书长兼任常委会办公室主任等。

可根据实际的组织关系变动,实现人员编制的转移,兼职或免除兼职等。

用户离职删除时,只是打上删除标记,不删除其具体信息,系统管理员可进行相应操作来恢复该用户信息和查找其操作痕迹。

7

权限管理

可根据文件分类架构进行授权,对部份关键元数据可独立授权。

可限定能访问的文件最高密级,文件的秘密等级划分可由系统管理员自主设置。

可基于用户、用户组、部门和职务(岗位)进行授权。

权限可继承,即下位类继承上位类的权限。

可根据组织管理原则和组织架构来进行权限的设定与调整。

可对本人和他人创建的文件区别授权。

提供用户权限统计表和类型(文件夹)权限统计表。

8

回收站与回收中心

每个用户都有一个回收站,删除文件与信息时,并不真正删除,只是将其放入回收站,只有删除回收站中的文件与信息,才是真正彻底的删除。

系统管理员可限制用户删除回收站中的文件与信息,即系统管理员可将回收站中的文件与信息,收集到回收中心,再进行统一审查与清理。

9

短信平台

提供短信平台模块,可与短信猫或短信网关连接,进行短信提醒、短信通知和群发短信等,也可接收常委回复的短信内容。

群发短信时,可根据常委会的组织架构,选择向全部、部门或个人发送短信。

10

操作日志(黑匣子)

详细记录用户的重要操作痕迹,并提供查询、统计。

11

统计报表

提供用户行为分析报表,如用户新建、修改、借阅、查阅文件的情况等。

提供各种文件管理表格的设计与打印功能,如文件登记表、文件传阅登记表、文件签收登记表等。

提供各种档案管理表格的设计与打印功能,如档案目录、卷内文件目录、案卷封面、背脊、备考表等。

表格设计采用通用的Excel,以方便文件管理员学习掌握。

12

模板管理

提供属性模板、正文模板、分类模板、流程模板、表单模板以及表格模板的设计与管理功能。

各种模板可供需要时直接套用。

13

用户登录目的与使用效果调查

系统管理员可根据需要,是否开启用户登录目的与使用效果调查,为软件系统的升级改造提供有力参考。

当开启时,登录后可询问和记录用户的登录目的,退出时,可调查使用效果。

提供用户登录目的与使用效果的调查统计报表,并可根据自定义统计条件进行统计分析。

调查的项目与内容可由系统管理员根据需要自主设置。

14

文件批量更新

提供专门工具,以实现文件正文与附件的批量更新,即可将存储在硬盘上的文件正文与附件,按一定规则,批量对应上传到会议文件管理系统。

15

文件管理者的个人工作台

提供常委会各部门及用户个人的文件信息管理功能,分门别类独立管理部门或个人文件。

部门或个人亦可将其形成和管理的部门或个人文件,通过一定程序,上升为常委会统一管理的文件。

系统管理员和常委会的文件管理人员,如果有需要,也可将部门或个人的有关文件,收集为统一管理的文件。

16

日程管理

能够设置工作与会议日程,日程表为周表,包括整个常委会通用的日程表,各部门的日程表和个人的日程表,并且,个人的日程表处于最优先。

可设置和保存各种日程事项,如会议、活动、出差等。

可根据设定的日程表进行网络签到、签出(考勤)。

提供网络考勤情况的查询与统计。

17

在线交流

提供在线交流的管理功能,用户之间,即可进行一对一的双向交流,也可在预先设定的虚拟会议室内,进行会议式的交流。

虚拟会议室由管理员设定,可公开、限定会议人数或保密进行。

交流时,除了发送文字信息和表情外,还可传送图片与文件。

18

微博

提供微博的发表、转发和评论,以及关注和检索等功能。

19

最新公告

提供最新公告的发布与查阅功能。

20

提醒

除可在文件处理过程中应用提醒功能外,还可对常委会相关经常性、周期性的工作设置定期提醒,提醒周期可按日、周、月或年进行。

21

系统设置

提供完善的系统设置与管理功能,至少应包括但不限于:

密码修改并提示密码强度。

密码的有效期设定,超过密码有效期限时,自动提示用户修改密码。

能够提示新文件和新的待办事宜,提示信息包括内部邮件和短信等。

能够设置自动形成文件编号的方式,如根据文件字和年度自动编制文号等。

 

2、 会议文件管理功能

序号

功能

功能描述

1

文件分类

能够根据需要,自主创建会议文件分类架构。

可根据部门或个人的工作职能和工作需要,按分类设置会议文件的管理与利用权限。

可根据需要,自主设置文件分类的元数据项目,并且,每个分类都可以有不同的元数据项目。

可根据需要,自主设置会议文件类型的显示样式,并且,每一类型的显示样式可以不同。

可套用分类模板,以简化分类设置。

2

文件属性

可自定义文件属性(元数据)项目,并且,每一份文件都可以有不同的文件属性项目内容。

文件属性项目名称可自定义修改。

支持自主设置属性模板,供需要时套用。

3

文件属性显示方式

可设定文件属性的显示项目内容、顺序及实际显示名称等。

可设定必须输入的属性项目,在新建或修改时强制输入。

4

文件新建

文件新建时,可选择新建文件的格式,包括但不限于Office文件格式、网页格式、图片格式等。

可根据选定的文件格式,自动调用相应的文件编辑软件来新建文件。

扫描新建时,可利用自带的扫描及图片管理程序,进行扫描、图片编辑处理等,自带的扫描及图片管理程序支持多页tif文件。

可直接引入已有的电子文档新建文件。

5

文件格式

支持各种Office文件格式、PDF、各种图片等。

6

在线编辑

内嵌Office组件,支持在线编辑,并依权限控制编辑、修改与删除。

7

防扩散处理

利用Office组件,只有阅读权时,可禁止拷贝与打印。

扫描图片文件,包括多页tif文件,阅读时,可显示水印,打印时,还可添加二次水印,用于限制打印件的用途等。

8

文件编号

可根据文件字和年度,自动编制文号,即可按年度总流水,也可按文件字和年度分别流水编号。

9

批量修改

可根据查找出的文件列表,批量修改文件的属性内容。

可根据预先设定的规则,批量上传与更换系统中的文件正文与附件。

10

批量上传新建

可一次上传选定的多个文件,并自动新建文件条目。

可将硬盘目录,甚至整张光盘,一次批量上传,并依目录架构,自动创建文件分类架构,并依分类架构上传文件。

11

文件流转

可根据文件管理需要,将文件提交流转,包括会议文件的起草审批流程、传阅过程流转等。

可套用流程模板,流程模板包括流程步骤和阅批表单,以简化流程管理,同时,提交人可对流程及流程表单进行编辑修改。

流程表单,可嵌入文件属性,文件列表,审批意见、自动签名等控件,并提供在线编辑与修改功能。

文件流转阅读时,可设定阅读时效,超过阅读时效自动收回。

文件流转时,对于待办事宜,或未按时处理的文件,可进行提醒或督办,方式为内部邮件或短信。

12

文件发放、借阅与归还(含档案)

提供文件文件借阅、归还与发放功能,可对一式多份文件进行分别处理,可邮件或短信提示即将到期的借阅文件及时归还。

提供常用的文件电子阅读、发放、借阅与归还的统计报表功能,包括但不限于文件利用与电子阅读类统计、文件发放与借阅类登记与统计等。

13

文件归档

处理完毕的文件,可在处理流程中设置归档步骤,直接归档。

提供专门的归档操作平台,以方便档案管理人员在一个操作界面上,即可完成所有的文件归档操作,包括未归档文件查找、形成案卷,以及各种档案目录的打印等。

所有文件的操作痕迹,均跟随文件一同归档,并提供查询。

14

档案分类

可根据国家标准和常委会办公室的相关制度,自主创建会议文件档案分类架构,类型属性亦可自定义。

可依常委会组织架构进行档案管理与利用授权,依职责和权限管理利用会议文件档案。

纸质档案与数字化档案可集中统一管理。

15

档案数字化

已有电子文件,可直接导入归档。

纸质档案数字化,可实现流程化管理,全程记录数字化过程与痕迹。

16

自动标引

可自动标引主题词与分类号。

17

借阅申请

有权限阅读的文件和档案,可直接阅读,没有权限阅读的可申请阅读,系统提供专用的借阅申请流程管理功能。

18

档案处理与利用情况查询

可方便的查阅档案的处理情况和利用情况。

19

档案目录与表格打印

提供管理与利用过程中的各种档案目录与表格打印功能,包括案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、备考表,文件汇编目录,各种档案数量、利用情况的统计表格等。

所要打印的表格格式,可自主设计成表格模板,供需要打印时套用。

20

文件与档案移交

可将会议文件或会议文件档案,转入常委会办公室的档案系统,也可直接按市档案局规定的格式移交给市档案局。

可将文件与档案(包括正文与附件),按系统中的分类架构,转换为磁盘上的目录架构,批量发送转存到磁盘。

 

3、 常委专用客户端功能

序号

功能

功能描述

1

操作系统

操作系统采用安卓4.0以上版本。

2

屏幕规格适应性

可运行于各种尺寸和分辨率的安卓平板电脑,也可在5吋以上安卓智能手机上运行。

 

横竖屏操作适应性

能适应横竖屏操作,尽可能满足操作者的不同使用习惯。

2

最新公告

查看和阅读最新公告,最新公告按日期倒排,以方便查阅。

3

当前会议

最新文件

当前会议是指正在召开或即将召开的会议,系统可接收、自动签收和阅读当前会议文件,包括会议通知等。

最新文件是指需要接收者阅读了解或提出修改意见的新文件。

会议文件界面,除可看到会议文件列表外,还应直观显示会议简介或会议通知等内容。

4

自动接收与自动签收

常委专用客户端软件可自动接收当前会议文件和最新文件,点击打开即进行自动签收。

签收信息将自动及时反馈到后台服务器中,管理人员可根据会议文件签收表直接查看文件签收情况,并可进行督办处理。

签收督办可采用系统内部提醒或短信提示签收等方法。

5

手写痕迹修改

可对PDF格式的当前会议和最新文件,进行手写痕迹修改,并可将修改稿发送到常委会办公室的意见收集箱。

在未发送之前,可将修改稿保存为草稿,以供下次修改,草稿还可自动上传到为每个常委准备的草稿箱,以方便常委更换终端或重装系统时,还可保存修改过的草稿。

6

同步阅读

提供PDF文件的同步阅读功能,其操作类似于会议室桌面的话筒,任何与会者都可发起同步,其他人可响应同步,跟随发起者同步翻页阅读。

发起者和系统管理员可随时终止同步进程。

同步阅读不但适用于会议室的局域网环境,也适用于互联网环境,即使连线者不在同一地点,亦可响应参与同步阅读。

7

历次会议

支持以往各次会议的会议文件或相关文件的查阅。

8

日程管理

支持查阅工作与会议日程,并可设置常委自己的日程安排。

9

在线交流

可实现一对一的双向交流,并可进入虚拟会议室进行会议式多人即时交流。

虚拟会议室的设置,可公开,也可限定人员并保密进行。

交谈时,不但可发送文字信息,也可传送表情,上传图片和文件,点击其他常委的头像,还可与其通电话、发送短信等。

10

微博

提供微博的发表、转发和评论,以及关注和检索等功能,同样,点击其他常委的头像,可与其通电话、发送短信等。

11

会议文件搜索

输入关键词,即可查找和阅读所需的会议文件。

会议文件搜索结果受权限控制。

12

小部件

提供常委客户端的专用安卓小部件,以美化操作界面和方便操作。

13

自动登录

提供自动登录选项,当选择自动登录时,点击桌面图标或小部件,即可自动登录进入系统。

14

新文件提示

可设置定期提示要签收的新接收到的会议文件,提示时间间隔可自由设定,并可选声音和振动。

点击进入系统即提示新文件,然后,再根据设置的时间间隔定期提示签收新文件。

15

备用路径选项

为提高系统的可靠性,提供备用路径选项,当主路径无法连接登录时,自动转换到备用路径。(本项目暂未考虑配置备用服务器,但提供的软件系统应支持该功能)

16

自动更新

可自动监测新版本,并提示下载安装。

 

 

五、总述

绍林科技从事文件管理及相关领域的软件开发与实施,已20余年,是我国最早的文档一体化软件供应商之一,在文件管理领域具有丰富的理论与实践经验。

我们所提供的软件系统,其基础技术,已经过20余年的应用与验证,具有很好的适应性和成熟度,所以,其实施风险较低。

我们所提供的系统,具备非常全面的会议文件管理功能,先简后难,从最简单、最急需且最能体现效果的文件传送、自动签收以及电子阅读逐步实现更高难度、更为复杂的会议文件管理,达到或超越国内先进水平。